1 Abrechnungsimport #

Werden in einer Praxis mehrere Behandlerdatensätze auf verschiedenen Computern verwaltet, müssen diese für die KV-Abrechnung zusammengeführt werden. Die Rahmenbedingungen sowie die Durchführung einer solchen Zusammenführung werden im Folgenden beschrieben.

	Achtung
	Der Import eines Behandlerdatensatzes ist pro Quartal nur einmal möglich. Der Import sollte daher immer direkt vor dem Start der Abrechnung erfolgen und niemals im Laufe eines Quartals.

Begriffsdefinitionen

In dieser Anleitung werden die folgenden Begrifflichkeiten verwendet:

Begriff	Beschreibung
Zielprogramm	In die psyprax-Version dieses Systems werden die Datensätze der Behandler aus den Quellprogrammen importiert. Die KVAbrechnung erfolgt auf diesem System.
Quellprogramm	Aus dieser psyprax-Version werden Datensätze der Behandler in das Zielprogramm exportiert. Die KV-Abrechnung findet nicht auf diesem System statt.

Zusätzliche Hinweise

Bei Unklarheiten oder Unsicherheiten empfiehlt es sich, vor der erstmaligen Nutzung des Imports der Datensätze den psyprax-Support zu kontaktieren, um die geplante Verwendung zu besprechen. Der psyprax-Support ist unter
https://hilfe.psyprax.de/support-kontakt/
zu erreichen.

Arbeiten mehrere Behandler parallel in einer Datenbank, empfiehlt es sich, die Rechteverwaltung zu aktivieren und ein Netzwerk einzurichten. Der Abrechnungsimport von Behandlern sollte nur für getrennte psyprax-Datensätze genutzt werden. Dies ist bspw. bei Instituten der Fall, in denen Psychotherapeuten in Ausbildung (PiA) praktizieren.
Der Abrechnungsimport eines Behandlers umfasst ausschließlich abrechnungsrelevante Daten. Privatrechnungen, Formulare sowie der Terminplaner werden nicht importiert.

1.1 Umfang des Imports #

Der Abrechnungsimport umfasst folgende Daten:

Importfähige Daten	Nichtimportfähige Daten
Daten der Chipkarten (eGK) Scheine Diagnosen Leistungen Patientendaten Protokolle (optional) Dokumente (optional) Privatpatienten (optional)	FormDruck Behandler Terminkalender Rechnungen für private Leistungen Einstellungen

1.2 Datenexport aus dem Quellprogramm #

Um einen Behandlerdatensatz des Quellprogramms zu exportieren, wie folgt vorgehen:

Quartalsabrechnung des zu exportierenden Datensatzes auf dem Quellprogramm durchführen, bis ein fehlerfreies Prüfprotokoll erzeugt werden kann.
Externes Speichermedium an den Rechner anstecken. Dabei darauf achten, dass genügend freier Speicher zur Verfügung steht.
Im Hauptmenü „Datei“ das Untermenü „Datensicherung“ auswählen und den Menüpunkt „Daten sichern (Datenbank, Dokumente)“ anklicken.

Untermenü „Daten sichern (Datenbank, Dokumente)“

	Hinweis
	Psychotherapeuten in Ausbildung (PiA) müssen wählen, ob sie die Datensicherung für ihre eigenen Daten oder für die Daten des Instituts durchführen möchten.

Das Fenster „Daten sichern“ erscheint. Als „Art der Sicherung“ ist standardmäßig „Teilsicherung (DB)“ (1) ausgewählt. Folgende Schritte durchführen:

Schaltfläche für die Auswahl des Ablageorts (2) anklicken. Das Fenster „Speichern unter“ wird angezeigt. Im Fenster „Speichern unter“ den entsprechenden Ordner für die Datensicherung (3) auswählen.
Der Sicherung eine eindeutige Bezeichnung zuweisen, bspw. Name des Behandlers und Datum der Sicherung. Auswahl mit der Schaltfläche „Speichern“ (4) bestätigen.
Schaltfläche „Sichern“ (5) anklicken, um die Datensicherung zu starten.

Fenster „Daten sichern“ und „Speichern unter“

1.3 Datenimport in das Zielprogramm #

Um den Datenimport durchzuführen, folgende Schritte beachten:

1.3.1 Backup erstellen #

Bevor ein Datensatz in ein Zielprogramm importiert wird, sollte ein Backup des aktuellen Datensatzes im Zielprogramm erstellt werden. Dafür wie folgt vorgehen:

Im Hauptmenü „Datei“ das Untermenü „Datensicherung“ auswählen und den Menüpunkt „Daten sichern (Datenbank, Dokumente)“ anklicken.

Das Fenster „Daten sichern“ erscheint. Folgende Schritte durchführen:

Im Bereich „Art der Sicherung“ den Punkt „Backup (DB)“ (1) anwählen. Das Fenster „Speichern unter“ wird angezeigt.
Gegebenenfalls Schaltfläche für die Auswahl des Ablageorts (2) anklicken. Im Fenster „Speichern unter“ den entsprechenden Ordner für die Datensicherung (3) auswählen. Der Sicherung eine eindeutige Bezeichnung zuweisen. Auswahl mit der Schaltfläche „Speichern“ (4) bestätigen.
Schaltfläche „Sichern“ (5) anklicken, um die Datensicherung zu starten.

1.3.2 Datenimport durchführen #

Um einen Behandlerdatensatz in das Zielprogramm zu importieren, wie folgt vorgehen:

Das externe Speichermedium, welches den gesicherten Datensatz enthält, mit dem System des Zielprogramms verbinden.
Im Hauptmenü „Abrechnung“ das Untermenü „Behandlerverwaltung“ anklicken.

Das Fenster „Behandlerverwaltung“ erscheint. Im linken Bereich den Punkt „Datenimport durchführen“ anklicken.

Das Fenster „Import der Abrechnungsdaten von Behandlern und Mitarbeitern“ erscheint. Folgende Schritte durchführen:

Im Bereich „Importdatenbank“ (1) das Ordner-Symbol anklicken und im folgenden Fenster zum Ablageort des gesicherten Datensatzes navigieren. Auswahl mit Schaltfläche „Öffnen“ bestätigen.
Im Bereich „Behandlerzuordnung“ (2) Checkbox „Behandler-ID aus der Zieldatenbank verwenden“ aktivieren.
Aus dem Dropdown-Menü (3) den Behandler auswählen, dem der zu importierende Datensatz zugeordnet werden soll.
Gegebenenfalls Schaltfläche „Einstellungen“ (4) anklicken und die Import-Einstellungen anpassen. Für detaillierte Informationen siehe Import-Einstellungen.
Schaltfläche „Import starten“ (5) anklicken, um den Import der Daten zu starten.

Fenster „Import der Abrechnungsdaten von Behandlern und Mitarbeitern“

Nach erfolgreichem Import erscheint ein Fenster, in welchem eine Übersicht der importierten Leistungen angezeigt wird. Wurden alle Daten fehlerfrei importiert, mit Schaltfläche „Speichern“ bestätigen.

	Hinweis
	Sollte die Schaltfläche „Speichern“ inaktiv sein, liegen Fehler vor, welche vor dem Import behoben werden müssen. Dies muss ggf. im Quellprogramm erfolgen.

Das beschriebene Vorgehen müsste für jeden Datensatz wiederholt werden, der importiert werden soll. Um den Aufwand einzuschränken, können mehrere Datensätze gleichzeitig importiert werden. Dafür steht die Funktion „Stapelverarbeitung“ zur Verfügung, siehe mehrere Datensätze gleichzeitig importieren.

Wurden alle Datensätze fehlerfrei importiert, kann der Abrechnungslauf gestartet werden.

	Hinweis
	Sollten sich nach Abgabe der Abrechnung notwendige Korrekturen oder Anpassungen ergeben, müssen diese sowohl im Quellprogramm als auch im Zielprogramm vorgenommen werden.

1.3.3 Import-Einstellungen #

Im Fenster für die Import-Einstellungen können die folgenden Parameter definiert werden:

Nr.	Einstellung	Beschreibung
1	Allgemeine Einstellungen
	Auch Privatpatienten importieren […]	Privatpatienten werden importiert. Hinweis: Bereits gedruckte Rechnungen werden in diesem Fall nicht übernommen.
	Fehlermeldung bei unbekannten Behandlern	Eine Fehlermeldung wird ausgegeben, wenn ein unbekannter Behandler gefunden wurde.
	Bei Patienten eine vorhandene Behandler- Zuordnung nicht ändern	Vorhandene Behandler-Patient-Zuordnungen werden beibehalten.
	Protokolle und Historie importieren	Vorhandene Protokolle werden ersetzt. Sind Patienten in beiden Datenbanken vorhanden, kann dies zu Datenverlust führen.
	Erweiterte Einstellung für die Behandlerzuordnung	Im Fenster „Import der Abrechnungsdaten von Behandlern und Mitarbeitern“ steht eine zusätzliche Funktion für die „freie Zuordnung“ der Behandler zur Verfügung. Damit ist es möglich, Patienten eines bestimmten Behandlers der Quelldatenbank direkt einem bestimmten Behandler der Zieldatenbank zuzuordnen.
	Scheine ohne Leistungen importieren	Auch Scheine ohne eingetragene Leistungen werden importiert.
2	Mehrfache Leistungen an einem Tag	Wird eine Leistung mehrfach an einem Tag durchgeführt, sollen diese in der Regel importiert werden. Dies ist nicht der Fall, wenn ein bereits erfolgter Import erneut durchgeführt werden soll.
	Mehrfache Leistungen der Quelldatenbank importieren	Mehrfache Leistungen an einem Tag für einen Patienten werden nur dann importiert, wenn diese in der Quelldatenbank (d.h. in der Behandlerdatenbank) enthalten sind. Ist die Leistung in der Zieldatenbank schon vorhanden, wird die Leistung nicht importiert.
	Mehrfache Leistungen an einem Tag nicht importieren	Wurde für den gleichen Tag und den selben Patienten eine Leistung mehrfach eingetragen, wird diese nicht importiert. Im Protokoll wird eine entsprechende Warnung ausgegeben.
3	Import Kontingente	Sind Patienten in beiden Datenbanken vorhanden, sollte ein Abgleich durchgeführt werden. Stimmen die Kontingentdaten nicht vollumfänglich überein, kann dies zu Mehraufwand bzw. zu Nacharbeiten führen. Dies ist bspw. der Fall, wenn sich das Bewilligungsdatum unterscheidet.
	Kontingente aus der Importdatenbank übernehmen	Die Kontingente des Patienten in der Zieldatenbank werden beim Import gelöscht und aus der Quelldatenbank übernommen.
	Kontingente nicht übernehmen	Es werden keine Kontingente übernommen. Benötigte Kontingente müssen in der Zieldatenbank vorhanden sein.
	Kontingente ergänzen	Die Kontingente der Zieldatenbank werden ergänzt, wenn es keine Übereinstimmung mit dem Patienten, der Ziffer sowie dem Bewilligungsdatum gibt. Insbesondere des Bewilligungsdatum muss übereinstimmen. Hinweis: Wird diese Funktion sollte nur aktiviert werden, wenn keine Unklarheiten bzgl. der Rechte und Hierarchien der einzelnen Daten vorliegen. Anderenfalls kann es zu doppelten Einträgen kommen.
4	Diagnosen	Umgang mit Diagnosen
	Diagnosen ergänzen	Die Diagnosen des Patienten werden durch die Diagnosen in der Quelldatenbank ergänzt. Dabei kann es unter Umständen zu Mehrfacheinträgen kommen. Die Diagnose kann in diesem Fall bspw. als gesichert und gleichzeitig als Verdachtsdiagnose existieren. Hinweis: Die Aktivierung dieser Funktion ist nur zu empfehlen, wenn es zu Behandlerwechseln kommt.
	Diagnosen von noch nicht abgerechneten Scheinen aus der Importdatenbank übernehmen	Diagnosen von Scheinen, die importiert werden, d. h. Dauerdiagnosen und Diagnosen von noch nicht abgerechneten Scheinen, werden vor dem Import gelöscht.

1.3.4 Mehrere Datensätze importieren #

Um mehrere Datensätze gleichzeitig zu importieren, wie folgt vorgehen:

Dem Vorgehen zum Import von Daten folgen, bis das Fenster „Import der Abrechnungsdaten von Behandlern und Mitarbeitern“ erscheint, siehe Datenimport durchführen.
Schaltfläche „Stapelverarbeitung“ anklicken.

Stapelverarbeitung im Fenster „Import der Abrechnungsdaten von Behandlern und Mitarbeitern“

Abfrage zur Nutzung des voreingestellten Verzeichnisses entsprechend bestätigen.
Im Fenster für die Stapelverarbeitung folgende Schritte durchführen:
Ordner-Symbol anklicken und den Pfad angeben, unter welchen die zu importierenden Datensätze abgelegt wurden (1). Mit Schaltfläche „Ok“ bestätigen.
Im Bereich „Behandlerzuordnung“ Checkbox „Behandler-ID aus der Zieldatenbank verwenden“ (2) aktivieren.
Aus dem Dropdown-Menü (3) den Behandler auswählen, dem der zu importierende Datensatz zugeordnet werden soll.
Gegebenenfalls Schaltfläche „Einstellungen“ (4) anklicken und Import-Einstellungen anpassen. Für detaillierte Informationen siehe Import-Einstellungen.
Schaltfläche „Import starten“ (5) anklicken.

Wurden alle Datensätze fehlerfrei importiert, kann der Abrechnungslauf gestartet werden.

Abrechnungsimport