1 ePA #

Die elektronische Patientenakte (ePA) ist die zentrale Anwendung der Telematikinfrastruktur (TI). Sie führt die bisher an verschiedenen Stellen vorhandenen medizinischen Informationen, z. B. zu Befunden, Diagnosen und Therapiemaßnahmen des Patienten, digital zusammen und bündelt sie an einer Stelle. Die ePA ersetzt nicht die herkömmliche Patientenakte, in denen Ärztinnen und Ärzte verpflichtend und gemäß gesetzlicher Vorgaben und Berufsordnung alle behandlungsrelevanten Informationen festhalten. Dies betrifft die Primär- und die Behandlungsdokumentation. Vor diesem Hintergrund ist die ePA lediglich als Sekundärdokumentation zu verstehen, welche ausschließlich Kopien aus den verschiedenen Primärdokumentationen enthält. Für nähere Informationen siehe Homepage der Bundesärztekammer.

1.1 Voraussetzungen und Vorteile #

Für die Arbeit mit der ePA sind die folgenden Punkte grundlegend zu beachten:

Voraussetzungen für die ePA

Für den Einsatz der ePA wird ein nachgewiesener Behandlungs- bzw. Versorgungskontext vorausgesetzt. Ist dies erfüllt, wird die elektronische Patientenakte grundsätzlich für alle Patienten eingerichtet, welche diesem Tool nicht explizit widersprochen haben. Durch Einlesen der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) ohne vorherigen Einspruch zur ePA erteilen die Patienten automatisch die Berechtigung für 90 Tage.

Mittels einer App haben Patienten die Möglichkeit, ausgewählte Dokumente von der Hinterlegung in der ePA auszuschließen. Auch das Löschen von einzelnen Dokumenten ist so möglich. Patienten, welche die App nicht selbst bedienen möchten oder können, dürfen eine Vertretungsperson einsetzen. Alternativ kann über die Ombudsstelle der Krankenkasse der Versicherten der Zugriff für einzelne Zugriffsberechtigte geregelt werden. Weder die Ombudsstellen noch die Krankenkassen haben Zugriff auf die Daten in der ePA.

Verpflichtende Nutzung

Ab dem 01.10.2025 ist die Nutzung der ePA für Ärzte und Psychotherapeuten verpflichtend.

Aufbewahrungsfrist von ePA-Dokumenten

Die ePA wurde als eine lebenslange Akte konzipiert. Enthaltene Dokumente werden nicht automatisch gelöscht. Patienten bzw. das autorisierte medizinische Personal, haben die Möglichkeit, Inhalte aus der ePA zu löschen. Gelöschte Daten können nicht wiederhergestellt werden.

Vorteile der ePA

• Die ePA erleichtert den Austausch medizinischer Dokumente zwischen Arztpraxen, Apotheken, Kliniken und den Patienten, da Unterlagen nicht erst angefordert werden müssen.
• Doppeluntersuchungen werden vermieden, da alle wichtigen Informationen gesammelt vorliegen. Behandler haben außerdem einen besseren Überblick über die Krankengeschichte.
• Die Einholung einer Zweitmeinung wird deutlich erleichtert, da die Erstmeinung in der ePA hinterlegt ist.
• Arztwechsel werden vereinfacht.
• Im Falle der Einlieferung in ein Krankenhaus liegen die Daten des Patienten bereits elektronisch vor. Dies erspart Zeit und ggf. weitere Untersuchungen.

Installation

Die ePA-Schnittstelle kann nach Installation von psyprax-Version 3.24.2.0 eingerichtet werden. Dafür wie folgt vorgehen:

1. Funktionstaste „ePA“ anklicken.

	Hinweis
	Um Funktionstasten einzublenden, wie folgt vorgehen: Mauszeiger rechts neben den Funktionstasten positionieren und rechte Maustaste klicken. Funktion wählen, welche als Schnellzugriff verfügbar sein soll.

2. Im Fenster „ePA-Einrichtung“ Mandanten auswählen (1) und mit Schaltfläche „Einrichtung durchführen“ (2) bestätigen.

3. Sicherheitsabfrage mit Schaltfläche „Ok“ bestätigen.

4. Sicherheitsabfrage der Benutzerkontensteuerung bestätigen.

5. Die erfolgreiche Einrichtung wird mit einer entsprechenden Meldung bestätigt.

Die ePA-Funktion ist nun eingerichtet und kann in psyprax verwendet werden.

Verbindung zum Aktensystem

Für den Zugriff auf die ePA ist eine Verbindung zu einer vertrauenswürdigen Ausführungsumgebung (VAU-Verbindung) der ePA-Aktensysteme notwendig. Besteht die Verbindung nicht, wird bei Aufruf der ePA die Meldung „Aktuell keine Verbindung zum Aktensystem“ ausgegeben und im ePA-Status wird das Symbol „X“ angezeigt.
Die VAU-Verbindung benötigt einige Minuten, um sich automatisch aufzubauen. Wird die Verbindung nicht automatisch aufgebaut, wie folgt vorgehen:

1. Hauptmenü „Konnektor(TI)“, Untermenü „TI-Modul“ und Punkt „ePA-Test“ öffnen.
2. Ist das Fenster leer, Schaltfläche „Test starten“ anklicken. Die VAU-Verbindungen zu den Aktensystemen werden mit ihren Status angezeigt.

	Hinweis
	Da die ePA über 2 Aktensysteme betrieben wird, werden 2 Verbindungen angezeigt. Alle Krankenkassen verwenden jeweils eines dieser beiden Aktensysteme. Daher müssen beide Verbindungen aktiv sein.

3. Konnte eine Verbindung nicht hergestellt werden, wird dies mit Symbol „X“ angezeigt. Um die Verbindung manuell aufzubauen, Verbindung markieren (1) und Schaltfläche „VAU aufbauen“ (2) anklicken.

4. Nach erfolgreichem Verbindungsaufbau wird das Symbol „✓“ angezeigt.
5. Wird dennoch keine Verbindung aufgebaut, Rechner und psyprax neu starten. Anschließend Vorgang ab Schritt 1 erneut durchführen.

1.2 Datenschutz, Sicherheit und Einwilligungen #

Hinsichtlich der Sicherheit und dem Umgang mit den Daten in der ePA sind folgende Punkte zu beachten:

Sicherheit und Datenschutz

Die Daten in der elektronischen Patientenakte sind durch umfassende Maßnahmen gesichert. Das Sicherheitskonzept erfüllt die höchsten Anforderungen nach aktuellem Stand der Technik und bietet gleichzeitig eine moderne und verlässliche Grundlage für die digitale Gesundheitsversorgung.

Steuerung des Zugriffs

Patienten haben folgende Möglichkeiten, die Zugriffsberechtigung auf ihre ePA zu erteilen:

• Mittels der ePA-App auf Smartphone oder PC. Dies ist auch vor oder nach dem Besuch in der Praxis möglich.
• Die Berechtigung kann in der Praxis vor Ort erteilt werden, indem die elektronische Gesundheitskarte ohne vorherigen Widerspruch eingelesen wird.

Wechsel der Krankenkasse

• Bei einem Wechsel der Krankenkasse werden die ePA, erteilte Befugnisse und Widersprüche sowie eingerichtete Vertretungsfunktionen automatisch zur neuen Krankenkasse übertragen.
• Mögliche Widersprüche gegen das Einstellen von in Anspruch genommenen Leistungen und Informationen aus kassenspezifischen Anwendungen der ePA werden nicht automatisch übertragen.

Löschen und Bearbeitung bereits hinterlegter Daten

• Patienten und Ärzte können Einträge in der ePA löschen.
• Bereits hochgeladene Dokumente können nicht bearbeitet werden, stattdessen können aktualisierte/korrigierte Versionen hochgeladen werden.

Vollständige Verweigerung der ePA

Patienten konnten bereits vor der Zurverfügungstellung der ePA bei ihrer Krankenkasse widersprechen. Die Krankenkassen haben hierzu ein bürgerfreundliches Verfahren aufgesetzt. Nach Einrichtung der ePA können Patienten über die ePA-App oder gegenüber ihrer Krankenkasse der ePA weiterhin jederzeit widersprechen.

Opt-Out-Prinzip

Grundsätzlich gilt für die ePA, dass ohne expliziten Widerspruch eine ePA mit allen Funktionen eingerichtet wird. Dies wird als „Opt-out-Prinzip“ bezeichnet. Folgende Widerspruchsmöglichkeiten stehen zur Verfügung:

• gegen das erstmalige Anlegen und die grundsätzliche Nutzung der ePA
• gegen das Einstellen von Dokumenten durch Leistungserbringer
• gegen den digital gestützten Medikationsprozess
• gegen das Einstellen von Abrechnungsdaten der Krankenkasse
• gegen die Datenausleitung an das Forschungsdatenzentrum Gesundheit

1.3 Enthaltene Dokumente #

In der ePA können verschiedene Dokumente erfasst und abgelegt werden. Dazu gehören bspw. Blutbilder, Befunde, Therapiemaßnahmen, Berichte und Arztbriefe.  Im Umgang mit diesen Dokumenten folgende Punkte beachten:

• Dokumentengröße und -format
• Verpflichtend hochzuladende Dokumente
• Optional hochzuladende Dokumente
• Auf Wunsch hochzuladende Dokumente
• Für die ePA nicht zugelassene Dokumente
• Sensible Dokumente
• Dokumente minderjähriger Patienten
• Sonderregelung für Kinder und Jugendliche
• Protokolle von Gruppentherapien
• Empfehlungen der KBV zur Befüllung

1.3.1 Dokumentengröße und -format #

Für das Hinterlegen von Dokumenten folgende Hinweise beachten:

• Dokumente dürfen eine maximale Größe von 25 MB nicht überschreiten
• PDF-Format ist zulässig
• Bilddateien sind zulässig
• Office-Dokumente werden nicht unterstützt und können daher nicht in der ePA hinterlegt werden

Hinweis: Perspektivisch wird der Umfang von in der ePA enthaltenen Dokumenten ausgebaut. Dann soll es möglich sein, bspw. eAU, Medikationsdaten, Impfdaten, Entlassungsbriefe, Laborbefunde und andere Dokumente in der ePA abzulegen.

1.3.2 Verpflichtend hochzuladende Dokumente #

Folgende Dokumente müssen gemäß gesetzlicher Vorgaben hochgeladen werden, sofern der Patient nicht explizit widersprochen hat:

• Befundberichte aus selbst durchgeführten invasiven oder chirurgischen sowie aus nichtinvasiven oder konservativen diagnostischen und therapeutischen Maßnahmen
• eigene Befunddaten aus bildgebender Diagnostik
• Laborbefunde
• eArztbriefe
• Verordnete Medikamente werden automatisch in die Medikationsliste übernommen. Um die Medikationsliste abzurufen, siehe Medikationsliste abrufen.
  Hinweis: Eine nachträgliche Bearbeitung der Medikationsliste ist nicht möglich.

1.3.3 Optional hochzuladende Dokumente #

Folgende Dokumente dürfen hochgeladen werden:

• Medikationsplan: Information über die aktuell verordneten Medikamente und die Einnahme
• Notfalldaten: Wichtige Informationen über den Fall eines medizinischen Notfalls, Allergien, Vorerkrankungen und Medikamentenunverträglichkeiten
• Impfungen: Impfpass und Informationen über durchgeführte Impfungen
• Mutterpass: Informationen über die Schwangerschaft und die Geburt
• U-Untersuchungsheft: Gesundheitsdaten von Kindern
• Zahnbonusheft: Informationen über zahnärztliche Vorsorgeuntersuchungen
• Persönliche Gesundheitsdaten: Blutdruckmessungen, Blutzuckerwerte, Fitnessdaten und andere Informationen, die von Patienten selbst erfasst und hochgeladen werden
• e-Rezept: Elektronische Verbindungen für Medikamente

1.3.4 Auf Wunsch hochzuladende Dokumente #

Patienten haben Anspruch darauf, dass ihre ePA auf Nachfrage mit weiteren Dokumenten befüllt werden. Gesetzlich festgelegt sind unter anderem folgende Einträge:

• Daten aus Disease-Management-Programmen
• eAU-Bescheinigungen (Patienten-Kopie)
• Daten zu Erklärungen zur Organ- und Gewebespende
• Vorsorgevollmachten und Patientenverfügungen
• Kopie der vom Arzt oder Psychotherapeuten geführten Behandlungsdokumentation

1.3.5 Für die ePA nicht zugelassene Dokumente #

Nachfolgende Dokumente sind nicht für die ePA zugelassen:

• Abrechnungsdaten: Abrechnungsdaten werden von den Krankenkassen in die ePA gestellt und nicht von den Praxen
• Bilder: Bei bildgebenden Verfahren werden nicht die Bilder selbst, sondern nur die zugehörigen Berichte in die ePA hochgeladen
• Persönliche Aufzeichnungen: Ärzte und Psychotherapeuten dürfen keine persönlichen Aufzeichnungen oder Notizen in die ePA einstellen
• Verdachtsdiagnosen: Verdachtsdiagnosen sollen nicht in die ePA eingestellt werden
• Bestimmte Formate: Es gibt keine Verpflichtung, Dokumente in Formaten wie Microsoft Office in die ePA hochzuladen
• Protokolle von Gruppentherapien

1.3.6 Sensible Dokumente #

Im Zusammenhang mit sensiblen Daten nachfolgende Punkte beachten:

• In der ePA sind sensible Daten wie Informationen zu sexuell übertragbaren Krankheiten, psychischen Erkrankungen und Schwangerschaftsabbrüchen besonders schützenswert und erfordern eine gezielte Behandlung. Versicherte haben das Recht, der Speicherung solcher sensiblen Daten zu widersprechen und sie gegebenenfalls auch zu löschen sowie den Zugriff darauf zu beschränken.
• Bei hochsensiblen Daten, insbesondere bei psychischen Erkrankungen, sexuell übertragbaren Infektionen und Schwangerschaftsabbrüchen, sind Praxen verpflichtet, die Patienten auf ihr Recht zum Widerspruch hinzuweisen und einen etwaigen Widerspruch zu protokollieren. Der Hinweis kann ebenfalls mündlich oder per Praxisaushang erfolgen. Besondere Einwilligungsvoraussetzungen gelten bei Daten aus genetischen Untersuchungen oder Analysen nach dem Gendiagnostikgesetz. Hier ist eine explizite Einwilligung des Patienten erforderlich, die schriftlich oder in elektronischer Form vorliegen muss.

1.3.7 Dokumente minderjähriger Patienten #

Die ePA wird ab Geburt eines Kindes geführt. Bis zum 15. Lebensjahr entscheiden allerdings die Erziehungsberechtigten über die Nutzung. Sie können der Anlage und Nutzung der ePA widersprechen oder sie verwalten. Ab dem 15. Geburtstag können Jugendliche selbst über die Nutzung ihrer ePA entscheiden.

1.3.8 Sonderregelung für Kinder und Jugendliche #

Ärzte und Psychotherapeuten sind nicht verpflichtet, die Dokumente von unter 15-Jährigen in die ePA zu übermitteln, sofern dem erhebliche therapeutische Gründe entgegenstehen. Gleiches gilt, soweit gewichtige Anhaltspunkte für die Gefährdung des Wohles eines Kindes oder eines Jugendlichen vorliegen und die Befüllung der ePA den wirksamen Schutz des Kindes oder Jugendlichen in Frage stellen würde. Wird von diesem Recht Gebrauch gemacht, muss dies in der Behandlungsdokumentation festgehalten werden.

1.3.9 Protokolle von Gruppentherapien #

Protokolle von Gruppentherapien gehören nicht in die ePA. Sollte es patientenbezogene Informationen innerhalb dieser Protokolle geben, welche in die ePA aufgenommen werden sollen, muss dies eigenständig und ebenfalls patientenbezogen formuliert werden.

1.3.10 Empfehlungen der KBV zur Befüllung #

Die KBV gibt hinsichtlich der Befüllung der ePA folgende Empfehlungen:

• Eingestellt werden Daten und Dokumente, die für Kollegen bei der Mit- und Weiterbehandlung eines Patienten von Interesse sein können.
• Keine Verdachtsdiagnosen, keine differenzialdiagnostischen Abklärungen und keine vorläufigen Diagnosen.
• Keine Notizen, die der persönlichen ärztlichen oder psychotherapeutischen Bewertung, als Gedächtnisstütze oder einer Verlaufsdokumentation dienen.
• Weitere Dokumente und Daten folgen nach und nach: unter anderem der elektronische Medikationsplan und Daten zur Prüfung der Arzneimitteltherapiesicherheit (Allergien, Körpergewicht des Patienten).

1.4 Umgang mit der ePA #

Um die ePA im Praxisalltag zu nutzen, folgende Punkte beachten:

• ePA-Statusmeldungen
• Umgang mit Dokumenten
  • Hochladen von Dokumenten konfigurieren
  • Dokumente hochladen
  • Dokumente herunterladen
  • Dokumente filtern
  • Hochgeladene Dokumente löschen
  • Medikationsliste abrufen
  • Einwilligung hochladen
  • Widerspruch hochladen
• ePA für die Abrechnung nutzen

1.4.1 ePA-Statusmeldungen #

Nimmt ein Patient an der ePA teil und wurde seine eGK bereits eingelesen, zeigt die ePA-Funktionstaste den Status seiner ePA wie folgt an:

Anzeige Funktionstaste	ePA-Status
	Für den ausgewählten Patienten ist keine ePA vorhanden.
	Patient hat dem Einstellen von Dokumenten in die ePA durch die Praxis widersprochen. Der Widerspruch wurde in der Kartei erfasst. Die Praxis kann die ePA nun nur noch einsehen. Hinweis Der Nutzung der ePA durch andere Praxen muss direkt in der entsprechenden Praxis widersprochen werden. Das Sperren der Leserechte kann über die App der zuständigen Krankenkasse oder direkt bei Ombudsstelle der Krankenkasse erfolgen. Ein vollumfänglicher Widerspruch gegen die Nutzung der ePA muss bei der zuständigen Krankenkasse erfolgen.
	Zugriff auf die ePA wird eingerichtet. Zugriffsberechtigung wird abgefragt.
	System kann nicht auf ePA zugreifen. Ursache kann bspw. eine Störung der TI-Verbindung sein.
	Patient hat in die Nutzung der ePA eingewilligt. Die Einwilligung wurde in der Kartei erfasst. Zugriffsberechtigung auf die ePA liegt vor.
	Dokumentenliste wird aktualisiert.
	Aktualisieren der Dokumentenliste abgeschlossen. Keine neuen Dokumente gefunden.
	Seit dem letzten Aufruf der ePA-Dokumente in psyprax liegen neue Dokumente vor.
	Fehler beim Laden der Dokumentenliste.

	Hinweis
	Um Funktionstasten einzublenden, wie folgt vorgehen: Mauszeiger rechts neben den Funktionstasten positionieren und rechte Maustaste klicken. Funktion wählen, welche als Schnellzugriff verfügbar sein soll.

1.4.2 Umgang mit Dokumenten #

Um die Dokumente einer ePA zu verwalten, folgende Punkte beachten:

• Hochladen von Dokumenten konfigurieren
• Dokumente hochladen
• Dokumente herunterladen
• Dokumente filtern
• Hochgeladene Dokumente löschen
• Medikationsliste abrufen
• Einwilligung hochladen
• Widerspruch hochladen

1.4.2.1 Hochladen von Dokumenten konfigurieren #

Damit eArztbriefe und PTV11-Formulare bereits während der Erstellung für die ePA vorgesehen werden können, muss dies zunächst konfiguriert werden. Dafür wie folgt vorgehen:

1. Entsprechenden Patienten auswählen und Funktionstaste „Kartei“ anklicken.

2. Im Fenster „Kartei“ ggf. in den Reiter „ePA“ (1) wechseln und und im Bereich „In ePA hochzuladene Dokumente“ (2) entsprechende Checkboxen aktivieren.

3. Wurde die Einstellung aktiviert, erscheint im Fenster zur Erstellung des jeweiligen Dokuments eine Checkbox, welche das automatische Hochladen in die ePA aktiviert.

1.4.2.2 Dokumente hochladen #

Um Dokumente in die ePA eines Patienten hochzuladen, wie folgt vorgehen:

1. In psyprax die Funktionstaste „Dokum.verw.“anklicken.

	Hinweis
	Um Funktionstasten einzublenden, wie folgt vorgehen: Mauszeiger rechts neben den Funktionstasten positionieren und rechte Maustaste klicken. Funktion wählen, welche als Schnellzugriff verfügbar sein soll.

2. Im Fenster „Dokumentenverwaltung“ folgende Aktionen ausführen:

• Gegebenenfalls benötigte Dokumente importieren, einscannen oder einfügen (1). Um mehrseitige Dokumente einzuscannen, siehe mehrseitige Dokumente einscannen.

• Entsprechendes Dokument markieren (2) und Schaltfläche „in ePA speichern“ anklicken (3)

3. Im Fenster „Dokument-Eigenschaften für ePA setzen“ die Eigenschaften des ePA-Dokuments anpassen. Eingaben mit Schaltfläche „Dokument einstellen“ bestätigen.

Legende „Eigenschaften eines ePA-Dokuments anpassen und Auswirkungen auf die Anzeige in der Dokumentenliste“
Nr.	Beschreibung	Funktion
1	Datei	Definiert den Namen des Dokuments im Ablageort.
2	Erstellt am	Gibt an, wann das Dokument hochgeladen bzw. erstellt wurde.
3	Titel	Titel des Dokuments in der ePA. Mit diesem Titel wird das Dokument in der Liste der ePA-Dokumente angezeigt. Hinweis: Hier sollte ein aussagekräftiger Titel gewählt werden, der es anderen Behandlern und dem Patienten ermöglicht, das Dokument schnell einordnen zu können.
4	Fachrichtung	Gibt die Fachrichtung des Behandlers an, welcher das Dokument in die ePA hochgeladen hat.
5	Name/Vorname	Gibt den Namen des Behandlers an, welcher das Dokument in die ePA hochgeladen hat.

4. Das erfolgreiche Hochladen des Dokuments wird mit einer Meldung angezeigt.

5. Funktionstaste „ePA“ anklicken, um in das Fenster „ePA“ zu wechseln.

	Hinweis
	Um Funktionstasten einzublenden, wie folgt vorgehen: Mauszeiger rechts neben den Funktionstasten positionieren und rechte Maustaste klicken. Funktion wählen, welche als Schnellzugriff verfügbar sein soll.

6. Im Fenster „ePA“ Schaltfläche „Aktualisieren“ anklicken (1). Die hochgeladenen Dokumente werden nun in der Übersicht der ePA-Dokumente (2) aufgelistet.
   Hinweis: Sollten die Dokumente nach der Aktualisierung nicht angezeigt werden, Fenster „ePA“ verlassen und anschließend wieder anzeigen lassen.

1.4.2.2.1 Mehrseitige Dokumente einscannen #

	Hinweis
	Der Scanner muss bereits im Betriebssystem installiert sein, damit er von psyprax erkannt werden kann.

Um mehrseitige Dokumente einzuscannen und in die ePA hochzuladen, wie folgt vorgehen:

1. In psyprax die Funktionstaste „Dokum.verw.“anklicken.

	Hinweis
	Um Funktionstasten einzublenden, wie folgt vorgehen: Mauszeiger rechts neben den Funktionstasten positionieren und rechte Maustaste klicken. Funktion wählen, welche als Schnellzugriff verfügbar sein soll.

2. Im Fenster „Dokumentenverwaltung“ folgende Aktionen ausführen:

• Mit der rechten Maustaste auf Schaltfläche „Scannen JPG“ (1) klicken, um das Untermenü zu öffnen.
• Dateiformat „PDF“ (2) auswählen.
• Scanneranschluss „External Scan“ auswählen.

3. Die Schaltfläche „Scannen JPG“ heißt nun „Scannen PDF“. Schaltfläche anklicken.
4. Im Fenster „PsyPraxScan“ den Scanner auswählen und mit Schaltfläche „Select“ bestätigen.

5. Im Browser den Ablageort sowie den Dateinamen des Dokuments bestimmen und mit Schaltfläche „Speichern“ bestätigen.
6. Ein gerätespezifisches Fenster wird geöffnet, in welchem die Einstellungen für den Scanvorgang definiert werden können. Hier ggf. Einstellungen vornehmen und bestätigen.
7. Nachdem das Dokument eingescannt und auf dem System gespeichert wurde, muss es aus der Dokumentenverwaltung in die ePA hochgeladen werden, siehe Dokumente hochladen.

1.4.2.2.2 Standard-Eigenschaften für Dokumente festlegen #

Beim Einstellen eines Dokuments in die ePA werden dem Dokument Eigenschaften zugeordnet, was die Suche nach Dokumenten erleichtert. Beim Einstellen wird dazu folgendes Fenster angezeigt:

Für einige Eigenschaften können in psyprax Standardwerte festgelegt werden, so dass diese Felder beim Einstellen jedes Dokuments mit festgelegten Werten vorbelegt werden.

Folgende Daten des Erstellers werden dazu aus „Praxisdaten/ Behandelnde Person“ übernommen:

• Name / Vorname
• Titel / Namenszusatz

Um Spezialisierung und Fachrichtung vorzubelegen, wie folgt vorgehen:

1. Hauptmenü „Datei“ und Untermenü „Konfigurieren…“ öffnen.

2. Im linken Bereich des Fensters „Konfigurieren“ den Punkt „ePA Einstellungen“ anklicken.
3. Im Bereich „Vorbelegung der Eigenschaften für Dokumente“ gewünschte Standardwerte für diese Felder auswählen:

1.4.2.2.3 PTV11 hochladen #

Um ein PTV11-Formular in die ePA zu laden, wie folgt vorgehen:

1. In psyprax die Funktionstaste „FormDruck“ anklicken.

2. Im Fenster „Formular-Druck“ werden die verfügbaren Formulare in der mittleren Spalte angezeigt. Unter dem Punkt „PTV Formulare“ den Punkt „PTV 11“ anklicken.

3. PTV11-Formular befüllen. Checkbox „PTV11 in ePA“ (1) aktivieren. Formular gemäß Verwendung (2) (für Therapeut, für Patient, für Beide) ausstellen.
   Hinweis: Die Checkbox (1) ist nur verfügbar, wenn dies zuvor konfiguriert wurde, siehe Hochladen von Dokumenten konfigurieren.

4. Angaben zu Speicherort und Namen des PDF-Formulars eintragen und bestätigen.

5. Im Fenster „Dokument-Eigenschaften für ePA setzen“ die Eigenschaften des ePA-Dokuments anpassen. Eingaben mit Schaltfläche „Dokument einstellen“ bestätigen.

Legende „Eigenschaften eines ePA-Dokuments anpassen und Auswirkungen auf die Anzeige in der Dokumentenliste“
Nr.	Beschreibung	Funktion
1	Datei	Definiert den Namen des Dokuments im Ablageort.
2	Erstellt am	Gibt an, wann das Dokument hochgeladen bzw. erstellt wurde.
3	Titel	Titel des Dokuments in der ePA. Mit diesem Titel wird das Dokument in der Liste der ePA-Dokumente angezeigt. Hinweis: Hier sollte ein aussagekräftiger Titel gewählt werden, der es anderen Behandlern und dem Patienten ermöglicht, das Dokument schnell einordnen zu können.
4	Fachrichtung	Gibt die Fachrichtung des Behandlers an, welcher das Dokument in die ePA hochgeladen hat.
5	Name/Vorname	Gibt den Namen des Behandlers an, welcher das Dokument in die ePA hochgeladen hat.

6. Funktionstaste „ePA“ anklicken, um in das Fenster „ePA“ zu wechseln.

	Hinweis
	Um Funktionstasten einzublenden, wie folgt vorgehen: Mauszeiger rechts neben den Funktionstasten positionieren und rechte Maustaste klicken. Funktion wählen, welche als Schnellzugriff verfügbar sein soll.

7. Im Fenster „ePA“ Schaltfläche „Aktualisieren“ anklicken (1). Das hochgeladene PTV11-Formular wird nun in der Übersicht der ePA-Dokumente (2) aufgelistet.
   Hinweis: Sollten die Dokumente nach der Aktualisierung nicht angezeigt werden, Fenster „ePA“ verlassen und anschließend wieder anzeigen lassen.

1.4.2.2.4 eArztbriefe in ePA #

Um eArztbriefe in der ePA zu hinterlegen, wie folgt vorgehen:

1. In psyprax die Funktionstaste „FormDruck“anklicken.

2. Im Fenster „Formular-Druck“ werden die verfügbaren Formulare in der mittleren Spalte angezeigt. Unter dem Punkt „Mitteilungen“ den Punkt „Brief“ anklicken.

	Hinweis
	Gegebenenfalls muss die Anzeige des benötigten Formulars zunächst aktiviert werden. Dafür Schaltfläche „Formularauswahl bearbeiten“ anklicken und die entsprechenden Einstellungen vornehmen.

3. Im Fenster „Briefwechsel“ Schaltfläche „neuer Brief“ anklicken.

4. Im Fenster „Neuer Brief“ am linken Rand eine der folgenden Empfänger-Kategorien auswählen:

• Hausarzt
• Überweiser
• Mitbehandler
• Anderer Arzt

5. Im nachfolgenden Fenster den Adressaten auswählen und mit Schaltfläche „Ok“ bestätigen.

6. Im Fenster „Neuer Brief“ wird der Adressat angezeigt. Gegebenenfalls können am unteren Rand des Fensters zusätzliche Einstellungen vorgenommen werden. Auswahl mit Schaltfläche „Ok“ bestätigen.
7. Folgende Aktionen durchführen:

• Im Fenster „Briefwechsel“ Checkboxen „eArztbrief“ (1) und „eArztbrief nach dem Versand in ePA speichern“ (2) aktivieren.
  Hinweis:
  Die Checkbox ist nur verfügbar, wenn dies zuvor konfiguriert wurde, siehe Hochladen von Dokumenten konfigurieren.
• Gegebenenfalls können am unteren Rand des Fensters zusätzliche Einstellungen vorgenommen werden.
• Um den eArztbrief zu versenden, Schaltfläche „Senden“ (3) anklicken.

8. Abfrage zur elektronischen Signatur entsprechend mit Schaltfläche „Ja“ oder „Nein“ bestätigen.

9. Wurde für den Empfänger keine KIMplus-E-Mailadresse hinterlegt, wird folgende Meldung angezeigt. Mit Schaltfläche „Ok“ bestätigen.

10. Im Fenster „KIM-E-Mail-Adresse suchen“ kann die passende KIMplus-E-Mailadressen gesucht werden. Entsprechende KIMplus-E-Mailadresse markieren und mit Schaltfläche „Adresse übernehmen“ bestätigen.
    Hinweis: Ist die KIMplus-E-Mailadresse bekannt, kann die Suche mit Schaltfläche „Abbrechen“ beendet und die Adresse anschließend händisch eingetragen werden.

11. Im Fenster „KIM E-Mail verfassen“ wurde entweder die Adresse des Empfängers aus der Suche übernommen oder sie kann händisch eingegeben bzw. aus dem Drop-Down-Menü ausgewählt werden. Um die Nachricht zu versenden, Schaltfläche „Senden“ anklicken.

12. Im nachfolgenden Fenster werden der aktuelle Status der Übertragung und die einzelnen Schritte angezeigt. Nach erfolgreicher Übertragung schließt sich dieses Fenster automatisch.

13. Nach erfolgreicher Übertragung öffnet sich das Fenster „Dokument-Eigenschaften für ePA setzen“. Hier können die Eigenschaften des ePA-Dokuments angepasst werden. Eingaben mit Schaltfläche „Dokument einstellen“ bestätigen.

Legende „Eigenschaften eines ePA-Dokuments anpassen und Auswirkungen auf die Anzeige in der Dokumentenliste“
Nr.	Beschreibung	Funktion
1	Datei	Definiert den Namen des Dokuments im Ablageort.
2	Erstellt am	Gibt an, wann das Dokument hochgeladen bzw. erstellt wurde.
3	Titel	Titel des Dokuments in der ePA. Mit diesem Titel wird das Dokument in der Liste der ePA-Dokumente angezeigt. Hinweis: Hier sollte ein aussagekräftiger Titel gewählt werden, der es anderen Behandlern und dem Patienten ermöglicht, das Dokument schnell einordnen zu können.
4	Fachrichtung	Gibt die Fachrichtung des Behandlers an, welcher das Dokument in die ePA hochgeladen hat.
5	Name/Vorname	Gibt den Namen des Behandlers an, welcher das Dokument in die ePA hochgeladen hat.

14. Funktionstaste „ePA“ anklicken, um in das Fenster „ePA“ zu wechseln.

	Hinweis
	Um Funktionstasten einzublenden, wie folgt vorgehen: Mauszeiger rechts neben den Funktionstasten positionieren und rechte Maustaste klicken. Funktion wählen, welche als Schnellzugriff verfügbar sein soll.

15. Im Fenster „ePA“ Schaltfläche „Aktualisieren“ anklicken (1). Der gespeicherte eArztbrief wird in der Übersicht der ePA-Dokumente (2) aufgelistet.
    Hinweis: Sollten die Dokumente nach der Aktualisierung nicht angezeigt werden, Fenster „ePA“ verlassen und anschließend wieder anzeigen lassen.

1.4.2.3 Dokumente herunterladen #

Enthält die ePA eines Patienten Dokumente, die für eine weitere Verwendung geöffnet oder gespeichert bzw. heruntergeladen werden sollen, wie folgt vorgehen:

1. In psyprax Funktionstaste „ePA“ anklicken.

	Hinweis
	Um Funktionstasten einzublenden, wie folgt vorgehen: Mauszeiger rechts neben den Funktionstasten positionieren und rechte Maustaste klicken. Funktion wählen, welche als Schnellzugriff verfügbar sein soll.

2. Im Fenster „ePA“ das entsprechende Dokument auswählen und mit der rechten Maustaste anklicken. Punkt „Dokument öffnen“ bzw. „Dokument lokal speichern und öffnen“ anklicken.

1.4.2.4 Dokumente filtern #

Sind viele Dokumente in der ePA hinterlegt, kann es hilfreich sein, deren Anzeige zu filtern. Dafür können Filter nach Bedarf gesetzt werden oder es wird ein Standardfilter hinterlegt, welcher bereits beim Laden der Dokumentenliste berücksichtigt wird. Nachfolgend werden diese Filter beschrieben.

Anzeige direkt filtern

Um die Anzeige in der Dokumentenliste direkt zu filtern, wie folgt vorgehen:

1. Im Fenster „ePA“ die Funktionsfläche neben dem Eintrag „Aktuelle Filtereinstellung“ anklicken.

2. Im Fenster „Filter für ePA“ entsprechende Filtereinstellungen vornehmen und mit Schaltfläche „Übernehmen“ bestätigen. Die Dokumente werden nun gemäß Filter angezeigt.

3. Um den eingestellten Filter zu löschen, Schaltfläche „Filter löschen“ anklicken. Es werden wieder alle Dokumente angezeigt.

Standardfilter hinterlegen

Ein Standardfilter wird direkt beim Laden der Dokumentenliste angewendet. Um einen Standardfilter für die Dokumentenliste anzulegen, wie folgt vorgehen:

1. Hauptmenü „Datei“ und Untermenü „Konfigurieren…“ öffnen.

2. Im linken Bereich des Fensters „Konfigurieren“ den Punkt „ePA Einstellungen“ anklicken.
3. Im Bereich „Standardfilter für Dokumentenanzeige“ Einstellungen für den Standardfilter auswählen. Die Einstellungen gelten praxisweit. Wird die ePA-Dokumentenliste geöffnet, werden Dokumente anhand dieser Filterung angezeigt.

4. Um den eingestellten Filter zu löschen, Schaltfläche „Filter löschen“ anklicken. Die Felder werden zurückgesetzt.

1.4.2.5 Hochgeladene Dokumente löschen #

Um ein bereits hochgeladenes Dokument zu löschen, wie folgt vorgehen:

1. In psyprax Funktionstaste „ePA“ anklicken.

	Hinweis
	Um Funktionstasten einzublenden, wie folgt vorgehen: Mauszeiger rechts neben den Funktionstasten positionieren und rechte Maustaste klicken. Funktion wählen, welche als Schnellzugriff verfügbar sein soll.

2. Im Fenster „ePA“ das entsprechende Dokument auswählen und mit der rechten Maustaste anklicken. Punkt „Dokument aus der ePA löschen“ anklicken.

3. Nachfolgende Sicherheitsabfrage lesen und entsprechende Schaltfläche klicken.

Legende „Sicherheitsabfrage vor dem Löschen“
Nr.	Beschreibung	Funktion
1	Ja	Dokument wird unwiderruflich gelöscht.
2	Abbrechen	Löschvorgang wird abgebrochen.
3	PatientIn wendet sich an andere Praxis	Löschvorgang wird abgebrochen und Patient wendet sich bzgl. der Löschung an den Ersteller.

1.4.2.6 Medikationsliste abrufen #

Um die Medikationsliste eines Patienten abzurufen, wie folgt vorgehen:

1. In psyprax Funktionstaste „ePA“ anklicken.

	Hinweis
	Um Funktionstasten einzublenden, wie folgt vorgehen: Mauszeiger rechts neben den Funktionstasten positionieren und rechte Maustaste klicken. Funktion wählen, welche als Schnellzugriff verfügbar sein soll.

2. Im Fenster „ePA“ Schaltfläche „Abruf Medikationsliste“ anklicken.

1.4.2.7 Einwilligung hochladen #

Um die Einwilligung zur Nutzung der ePA zu erfassen, wie folgt vorgehen:

1. Entsprechenden Patienten auswählen und Funktionstaste „Kartei“anklicken.

2. Im Fenster „Kartei“ ggf. in den Reiter „ePA“ (1) wechseln und folgende Einstellungen vornehmen:

• In der Zeile „Patient hat dem Einstellen von Dokumenten in die ePA“ den Punkt „zugestimmt“ (2) auswählen.
• Schaltfläche „Ausdruck ePA Aufklärung“ anklicken (3), um das Formular zur Belehrung zu öffnen. Formular ausdrucken, Einwilligung ankreuzen und vom Patienten unterzeichnen lassen. Das Formular kann eingescannt und in der ePA abgelegt werden.

Der Patient nimmt nun an ePA teil. Die ePA-Funktionstaste wird in diesem Fall mit dem Status „Zugriffsberechtigung auf die ePA liegt vor“ angezeigt.

1.4.2.8 Widerspruch hochladen #

Um einen Widerspruch gegen das Einstellen von Dokumenten in die ePA zu erfassen, wie folgt vorgehen:

1. Entsprechenden Patienten auswählen und Funktionstaste „Kartei“anklicken.

2. Im Fenster „Kartei“ ggf. in den Reiter „ePA“ (1) wechseln und folgende Einstellungen vornehmen:

• In der Zeile „Patient hat dem Einstellen von Dokumenten in die ePA“ den Punkt „widersprochen“ (2) auswählen.
• Schaltfläche „Ausdruck ePA Aufklärung“ anklicken (3), um das Formular zum Widerspruch zu öffnen. Formular ausdrucken, Widerspruch ankreuzen und vom Patienten unterzeichnen lassen. Das Formular bei den Unterlagen das Patienten verwahren.

Der Patient hat dem Einstellen von Dokumenten durch die Praxis widersprochen. Die Praxis verfügt weiterhin über Leserechte und kann Dokumente aus der ePA herunterladen. Die ePA-Funktionstaste wird in diesem Fall mit dem Status „Patient hat dem Einstellen von Dokumenten in die ePA widersprochen“ angezeigt.

Der Widerspruch kann jederzeit aufgehoben werden.

1.4.3 ePA für die Abrechnung nutzen #

Für bestimmte Leistungen im Zusammenhang mit der ePA, bspw. die Erstbefüllung oder die Bereitstellung von Daten, können Ärzte und Psychotherapeuten Gebühren abrechnen. Diese Abrechnungsvorgänge sind zu dokumentieren.

Leistung	GOP-Ziffer	Vergütung ab 2025	Punkte
Erstbefüllung	01648	11,03 €	89
Weitere Befüllungen	01647	1,86 €	15

Hinweis

Krankenkassen haben keinen Zugriff auf Daten in der ePA. Sie können also weder auf abgelegte Befundberichte noch auf die Medikationsliste zugreifen. Sie sind allerdings verpflichtet, Dokumente auf Wunsch der Patienten einzupflegen. Dies betrifft bspw. ältere Papierbefunde. Außerdem müssen sie Informationen zu den in Anspruch genommenen Leistungen in der ePA bereitstellen. Dies betrifft auch Abrechnungsdaten von Ärzten und Psychotherapeuten. Patienten können dem widersprechen.

 

2 Videotutorial #