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Erste Schritte – Praxisbezogener Einstieg in das Programm

Lesezeit: 34 min

2. Januar 2025

1. Installation #

Dieses Kapitel beschreibt die folgenden Schwerpunkte:

  • Download der Demo-Version
  • Programm installieren
  • Lizenzierung

 

1.1 Download der Demo-Version #

Bevor psyprax installiert werden kann, muss die Demo-Version heruntergeladen werden. Dafür wie folgt vorgehen:

  1. Aktuelle Demo-Version des Programms unter folgender Adresse herunterladen: https://www.psyprax.de/downloads

Demo-Version herunterladen

2. Schaltfläche „Download“ anklicken, um die Installationsdatei mit dem Namen „pp32setup.exe“ auf das System herunterzuladen. Werden die Windows-Standardeinstellungen genutzt, speichert das System die Datei im Ordner „Downloads“.

1.2 Programm installieren #

Um die Demo-Version zu installieren, wie folgt vorgehen:

  1. Windows-Explorer öffnen und zum Ablageort für Downloads navigieren.
  2. Datei „pp32setup.exe“ doppelt anklicken, um die Installation zu starten.

3. Sicherheitsabfrage der Benutzerkontensteuerung bestätigen.

Sicherheitsabfrage der Benutzerkontensteuerung

4. Lizenzvereinbarungen zustimmen und mit Schaltfläche „Weiter“ bestätigen.

Lizenzvereinbarung

5. Installationsverzeichnis (1) sowie Name des Programms (2) anpassen und mit Schaltfläche „Weiter“ bestätigen.

Hinweis
  • Eine Änderung des Installationsverzeichnisses kann dazu führen, dass der psyprax-Support das Verzeichnis nicht ohne Weiteres finden kann.
  • Eine Anpassung des Namens empfiehlt sich speziell für den Fall, dass bereits eine Version von psyprax auf dem System installiert ist oder war. In diesem Fall sollte der reguläre Name durch einen eindeutigen Zusatz erweitert werden. So können die aktuelle Version bspw. einem Nutzer zugeordnet und Datenverlust durch Überschreiben verhindert werden.

Installationsverzeichnis und Programmname anpassen

6. Umfang der zu installierenden Komponenten angeben und mit Schaltfläche „Weiter“ bestätigen. Folgende Varianten stehen zu Auswahl:

Umfang der Installation wählen

Variante der Installation Beschreibung
Einzelplatz: Standard-Installation bzw. für mehrere Benutzer auf einem Rechner Installation für einen Einzelplatz. HINWEIS: Bei mehreren Einzelplatzinstallationen auf einem System müssen die verschiedenen Versionen unterschiedliche Namen erhalten.
Netzwerkinstallation: PC ist Server und Arbeitsplatz Detaillierte Informationen zur Installation von Netzwerkversionen sind unter Installation im Netzwerk zu finden.
Netzwerkinstallation: PC ist nur Server

 

7. Im folgenden Fenster die Einstellungen der Installation überprüfen und Schaltfläche „Installieren“ anklicken, um die Installation zu starten.

Installation prüfen und starten

8. Nach erfolgreicher Installation wird das folgende Fenster angezeigt. Schaltfläche „Fertigstellen“ anklicken, um die Installation abzuschließen.

Installation fertigstellen

Für einen schnellen Zugriff wurde eine Verknüpfung auf dem Desktop angelegt.

Hinweis
Um die Demo-Version vollumfänglich nutzen zu können, muss diese mit einer gültigen Lizenz versehen werden. Erst dann können alle Umfänge genutzt und Abrechnungen erstellt werden. Für nähere Informationen siehe Lizenzierung 5 .

1.3 Lizenzierung #

Um die Demo-Version vollumfänglich nutzen zu können, muss diese mit einer gültigen Lizenz versehen werden. Erst dann können alle Umfänge genutzt und Abrechnungen erstellt werden. Um eine Lizenz einzuspielen, wie folgt vorgehen:

1. Hauptmenü „Datei“ und Untermenü „Praxisdaten…“ öffnen.

Untermenü „Praxisdaten…“

2. Im Fenster „Praxisdaten“ alle nötigen Informationen in die entsprechenden Felder eintragen. Hinweis: Dieses Menü besteht aus 4 Reitern.

3. Für die Angaben im Reiter „Praxis“ folgende Hinweise beachten: · Der hier eingetragene Institutsname wird für alle Briefköpfe und Stempel der PTV-Formulare verwendet.

  • Je nach gewähltem Praxistyp können die Eingabefelder der anderen Reiter variieren. Psychotherapeuten in Ausbildung („PiA“) müssen bei Befüllen der Praxisdaten sowie bei der Lizenzierung des Programms Besonderheiten beachten. Nähere Informationen dazu sind der separaten Anleitung zu entnehmen. Diese ist über die rote Info-Schaltfläche abrufbar, welche erscheint, wenn für den Praxistyp „Psychotherapeut in Ausbildung (PiA) ausgewählt wurde.
  • Die Angabe von BSNR und Kundennummer ist verpflichtend.
Hinweis
Wurde die BSNR bearbeitet, wird nach dem Schließen des Fensters „Praxisdaten“ ein Abgleich der Daten mit der zuständigen KV vorgenommen. Dies kann einige Minuten in Anspruch nehmen. Das Fenster daher erst schließen, nachdem alle Daten vollständig eingegeben wurden.

Praxisdaten -Pflichtfelder

 

4. Für die Angaben im Reiter „Betriebsstätten -BSNR“ folgende Hinweise beachten:

  • BSNR auf Richtigkeit prüfen. Gegebenenfalls im Reiter „Praxis“ korrigieren.
  • Weitere Betriebsstätten können über die Schaltfläche „Neu“ hinzugefügt werden. Dabei auf Vollständigkeit und Richtigkeit der Adressdaten achten.
  • Im Unterregister „psyprax-E-Mail“ ggf. die Zugangsdaten für die Dienste „KIM“ und „KV-Connect“ eintragen.

Praxisdaten -Betriebsstätte -BSNR

 

5. Der Reiter „Behandelnde Personen -LANR“ besteht aus mehreren Unterregistern.

Die Angabe von LANR, Vor-und Nachnamen sowie der Adresse ist verpflichtend.

Praxisdaten -Behandelnde Personen -Pflichtfelder

6. Für die Angaben in den Unterregistern „Ausbildung“ und „Fachbezeichnung“ folgende Hinweise beachten:

  • Auf Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben achten. Diese sind notwendig, um während der Arbeit mit dem Programm die zutreffenden Ziffern, Formulare usw. vorgeschlagen zu bekommen.
Hinweis
Sollten Eingabefelder sehr ungewöhnlich erscheinen, sind diese ggf. nicht für den ausgewählten KV-Bereich zutreffend. In diesem Fall können diese Felder vernachlässigt werden.

 

7. Im Unterregister „weitere Einstellungen“ können Angaben zur Regelung des Terminservice-und Versorgungsgesetzes (TSVG) gemacht werden. Dies ist für neue oder übernommene Praxen wichtig, da diese in den ersten 8 Quartalen von der extrabudgetären Vergütung neuer Patienten ausgenommen sind. Ist die Funktion „TSVG: Nicht automatisch Erstkontakt eintragen“ deaktiviert, prüft psyprax beim Einlesen einer elektronischen Gesundheitskarte (eGK) automatisch, ob es sich nach TSVG um einen neuen Patienten handelt. Dies wird in der Abrechnung entsprechend gekennzeichnet.

Praxisdaten – Behandelnde Personen – TSVG-Regelung

8. Im Reiter „Lizenzen“ wird der aktuelle Status der Lizenz angezeigt. Außerdem können hier folgende Einstellungen angepasst werden:

  •  ID des Behandlers
  •  Name des Behandlers
  •  Zugewiesener Mitarbeiter
  • Zugewiesene Betriebsstätte · Status des Behandlers [Aktiv: Ja/Nein]

9. Zu lizenzierenden Behandler auswählen und Schaltfläche „Lizenzdatei einspielen…“ anklicken.

Praxisdaten -Lizenzen

10. Lizenzierungsverfahren wählen.

Lizenzierungsverfahren wählen

Prüfung auf Online-Freischaltung

Die Online-Freischaltung kann genutzt werden, wenn eine Internetverbindung besteht. Wurden alle erforderlichen Daten korrekt eingetragen, wird die Lizenz umgehend aktiviert. Eine erfolgreiche Aktivierung wird mit einer Meldung bestätigt.

Lizenzdatei liegt vor

Dieses Verfahren muss genutzt werden, wenn keine Internetverbindung besteht. Die Lizenzdatei wurde im Vorfeld per Mail übermittelt und muss manuell auf dem Rechner gespeichert werden. Für die Aktivierung wie folgt vorgehen:

1. Schaltfläche „Lizenzdatei liegt vor“ anklicken.

2. Im Explorer zum Speicherort der Lizenzdatei navigieren und diese auswählen. Auswahl mit Schaltfläche „Öffnen“ bestätigen.

3. Lizenz wird aktiviert. Hinweis: In diesem Fall erfolgt keine aktive Bestätigung der Aktivierung.

 

2. Update #

Da psyprax für jede Abrechnung den aktuell geltenden Vorschriften entsprechen muss, ist ein regelmäßiges Update unverzichtbar. Dieses Update erfolgt jeweils gegen Ende des aktuell laufenden Quartals. So wird der problemlose Ablauf der Abrechnung für das folgende Quartal gewährleistet. Liegt ein Update vor, kann eine automatische Benachrichtigung erfolgen. Das folgende Kapitel beschreibt die folgenden Schwerpunkte:

  •  Aktivierung der Update-Benachrichtigung
  • Manuelle Prüfung auf Aktualität
  • Update durchführen
  • Medikationsdatenbank aktualisieren

 

2.1 Aktivierung  der  Update-Benachrichtigung #

Um eine regelmäßige Prüfung auf vorhandene Updates und eine damit verbundene Update- Benachrichtigung einzurichten, wie folgt vorgehen:

  1. Hauptmenü „Datei“ und Untermenü „Konfigurieren…“ öffnen.

Untermenü „Konfigurieren…“

 

  1. Im linken Bereich des Fensters „Konfigurieren“ den Punkt „Updates“ anklicken.
  2. Im Fenster für die Konfiguration der Updates das Intervall der Update-Prüfung auf „täglich“ ändern. Auswahl mit Schaltfläche „Schließen“ bestätigen.

Intervall der Prüfung auf Updates konfigurieren

2.2 Manuelle Prüfung auf Aktualität #

Um die Aktualität der Software und ein mögliches Update manuell zu prüfen, wie folgt vorgehen:

  1. Hauptmenü „Hilfe“ und Untermenü „Info…“ öffnen.

Untermenü „Info…“

 

  1. Im Fenster „PsyPrax-Informationen“ Angaben zu Programmversion und Quartalsgültigkeit prüfen. Gegebenenfalls Internet-Update durchführen, siehe Update durchführen .

Programmversion prüfen

 

2.3 Update durchführen #

 

Hinweis
Folgende Punkte beachten:

  • Das Update kann einige Minuten in Anspruch nehmen.
  • Voraussetzung: Verbindung zum Internet
  • Für das Update wird das Programm ohne Datensicherung beendet. Daher sollte im Vorfeld eine Datensicherung durchgeführt werden.

Um ein Update auszuführen, wie folgt vorgehen:

  1. Hauptmenü „Datei“ und Untermenü „Internet-Update“ öffnen.

Untermenü „Internet-Update“

 

  1. psyprax-Sicherheitsabfrage mit Schaltfläche „OK“ bestätigen. psyprax wird nun ohne Datensicherung beendet.
  2. Sicherheitsabfrage der Benutzerkontensteuerung bestätigen.

Sicherheitsabfrage der Benutzerkontensteuerung

 

  1. Sind mehrere psyprax-Versionen installiert, Version für das Update auswählen und mit Schaltfläche „aktualisieren“ bestätigen.

Update-Version wählen

 

  1. Nach Abschluss des Downloads der Update-Dateien erscheint eine Sicherheitsabfrage. Anweisungen beachten und Installation mit Schaltfläche „OK“ starten.

Sicherheitsabfrage für den Start der Installation

 

  1. Während die Installation automatisch durchgeführt wird, werden Update-News angezeigt. Nach Abschluss der Installation erscheint eine Bestätigungsmeldung.

Bestätigungsmeldung zur erfolgreichen Installation

  1. Abschluss des Updates mit Schaltfläche „Schließen“ bestätigen. Optional kann ein Protokoll zu allen vorgenommenen Aktualisierungen eingeblendet werden.
  2. Nach einem Neustart, müssen Aktualisierungen der Datenbank, der KBV-Vorgaben sowie der KBV-Tabellen vorgenommen werden. Dafür die jeweiligen Abfragen bestätigen. Dieser Vorgang kann einige Minuten in Anspruch nehmen.
  3. Nach Abschluss der Aktualisierung erscheint eine Bestätigungsmeldung. Aktualisierung mit Schaltfläche „OK“ abschließen.

 

2.4 Medikationsdatenbank aktualisieren #

Um die Funktion „Rezeptdruck“ korrekt nutzen zu können, ist nach der Neuinstallation des Programms eine Aktualisierung der Medikationsdaten („M-Update“) notwendig.

Voraussetzung dafür ist die Anbindung an das „ifap praxisCENTER“, welches medizinische Fachinformationen zu Arzneimitteln und Verordnungen zur Verfügung stellt.

Folgende Einstellungen sollten generell vorgenommen werden:

  1. Hauptmenü „Datei“ und Untermenü „Konfigurieren…“ öffnen.

Untermenü „Konfigurieren…“

 

  1. Im linken Bereich des Fensters „Konfigurieren“ Punkt „Rezeptdruck“ anklicken. Im Fenster mit den Einstellungen für den Rezeptdruck folgende Checkboxen aktivieren:

Einstellungen ifap praxisCENTER

 

 

Checkbox Beschreibung
ifap praxisCENTER installiert Gibt an, ob das ifap praxisCENTER genutzt wird.
ifap immer bei Pat.-Wechsel synchronisieren Beim Wechsel auf einen anderen Patienten wird automatisch auf den patientenspezifischen ifap- Datensatz gewechselt.
Altmedikation (> 1 Jahr) an ifap/ i:fox übergeben Sendet automatisch eine Information an das ifap-System, wenn der Patient seit mehr als einem Jahr mit dem selben Medikament behandelt wird.

 

M-Update ausführen

Um die Aktualisierung durchzuführen, wie folgt vorgehen:

  1. Hauptmenü „Datei“ und Untermenü „Konfigurieren…“ öffnen.

 

Untermenü „Konfigurieren…“

 

  1. Im linken Bereich des Fensters „Konfigurieren“ Punkt „Updates“ anklicken.
  2. Im Fenster mit den Einstellungen für Updates Checkbox „Medikationsdaten (bei installiertem praxisCENTER werden diese immer aktualisiert)“ aktivieren und mit Schaltfläche „Schließen“ bestätigen.

Konfigurieren – Updates

 

  1. Hauptmenü „Datei“ und Untermenü „Internet-Update“ öffnen.

Untermenü „Internet-Update“

 

  1. psyprax-Sicherheitsabfrage mit Schaltfläche „OK“ bestätigen. psyprax wird nun ohne Datensicherung beendet.
  2. Sicherheitsabfrage der Benutzerkontensteuerung bestätigen.

Sicherheitsabfrage der Benutzerkontensteuerung

 

  1. Sind mehrere Versionen von psyprax installiert, Version für das Update auswählen. Schaltfläche „nur Medikationsdaten aktualisieren“ anklicken.

Aktualisierung Medikationsdaten

  1. Sicherheitsabfrage bestätigen und den Anweisungen folgen.

3. Bedienung #

Dieses Kapitel beschreibt die folgenden Schwerpunkte:

Aufbau der Bedienoberfläche

Funktionstasten einblenden 22

Funktionstasten ausblenden 22

Konfigurationen 25

Patient anlegen

Relevanz einer Diagnose definieren ICD10-Code suchen

Leistungen eintragen

 

3.1  Aufbau der Bedienoberfläche #

Die Bedienoberfläche des Hauptmenüs ist wie folgt aufgebaut:

Bedienoberfläche – Hauptmenü

 

Legende „Bedienoberfläche – Hauptmenü“
Nr. Beschreibung Nr. Beschreibung
1 Versionsnummer 5 Reiter der geöffneten Funktionen
2 Hauptmenüleiste 6 Zuständiger Behandler
3 Konfigurierbares Informationsfenster 7 Funktionstasten
4 Patient 8 Übersicht Patienten

 

3.1.1 Angezeigte Elemente #

Auf der Bedienoberfläche werden die folgenden Elemente angezeigt:

 

Versionsnummer

In der linken oberen Ecke wird die Versionsnummer angezeigt.

 

Hauptmenüleiste

Am oberen Rand des Bildschirms befindet sich die Hauptmenüleiste. Über diese Leiste sind alle Menüs zu erreichen.

Funktionstasten

Über die konfigurierbaren Funktionstasten können Funktionen schneller erreicht werden.
 

Übersicht Patienten

In der Mitte des Bildschirms befindet sich eine Übersicht aller Patienten. Die Anzeige kann nach Namen der Patienten oder nach der Abrechnungsart geordnet  werden.

 

Funktionsreiter

Bereits geöffnete Funktionen können über ihre Reiter erreicht werden. Standardisiert befinden sich diese Reiter am unteren Rand des Bildschirms. Die Position kann angepasst werden.

 

 

 

Informationsfenster

Am linken Rand des Bildschirms befindet sich ein konfigurierbares Informationsfenster. Hier können folgende Informationen und Funktionen ein- bzw. ausgeblendet werden:

  •  Informationen zum Patienten
  • Allgemeine Informationen
  • Terminplaner
  • Aufgabenverwaltung
  • Verwaltung der Dokumentation
  • Zuletzt behandelte Patienten
  • Status des Wartezimmer

 

Behandler

Am linken oberen Rand wird der zuständige Behandler des ausgewählten Patienten angezeigt.

Patient

Am linken oberen Rand wird der ausgewählte Patient angezeigt. Über ein Drop-Down-Menü kann ein anderer Patient ausgewählt werden.

3.1.2 Funktionstasten anpassen #

Die Funktionstasten ermöglichen einen schnellen Zugriff auf häufig genutzte Funktionen. Da der Bedarf an Funktionen benutzerabhängig ist, kann die Leiste der Funktionstasten individuell konfiguriert werden. Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung:

  • Funktionstasten einblenden
  • Funktionstasten ausblenden

 

 3.1.2.1 Funktionstasten einblenden #

Um Funktionstasten einzublenden, wie folgt vorgehen:

  1. Mauszeiger rechts neben den Funktionstasten positionieren und rechte Maustaste klicken.
  2. Funktion wählen, welche als Schnellzugriff verfügbar sein soll.

3.1.2.2  Funktionstasten ausblenden #

Um Funktionstasten auszublenden, wie folgt vorgehen:

  1. Mauszeiger über der Funktionstaste positionieren, welche ausgeblendet werden Rechte Maustaste klicken.
  2. „Diese Funktionstaste entfernen“ anklicken.

Funktionstasten ausblenden

 

Hinweis
Nicht alle Funktionstasten können ausgeblendet werden.

 

 

3.1.3 Informationsfenster anpassen #

Am linken Rand des Bildschirms befindet sich das Informationsfenster. Um die hier angezeigten Informationen und Schaltflächen anzupassen, wie folgt vorgehen:

  1. Mauszeiger über dem Informationsfenster positionieren und rechte Maustaste klicken.
  2. Über die Menüs zur entsprechenden Auswahl navigieren, welche ein- ausgeblendet werden soll. Ein Häkchen zeigt an, dass die Information bzw. die Schaltfläche aktuell eingeblendet wird.

Informationsfenster anpassen

 

Folgende Informationen und Schaltflächen können angezeigt werden:

 

Hauptmenü Unterpunkt Beschreibung
Patienten-Informationen Pat.-Alter anzeigen Alter des Patienten
Pat.-Geburtstag anzeigen Geburtstag des Patienten
Pat.-Kasse anzeigen Krankenkasse des Patienten
Pat.-Chipstatus anzeigen Status des Chips der Krankenkarte. Bspw.

„Chipkarte fehlt noch“

Pat.-SUG anzeigen Scheinuntergruppe des Patienten
Pat.-Diagnosewarnung anzeigen Status der Diagnosen
Pat.-Gruppe anzeigen Zugehörigkeit zu einer Patientengruppe

 

 

Hauptmenü Unterpunkt Beschreibung
Pat. Asyl eingeschr. Leist.Anspruch Patienten mit eingeschränktem Leistungsanspruch, bspw. Asylbewerber
Allgemeine Informationen Anzahl GV-Scheine anzeigen Anzahl der gesetzlichen Krankenversicherungsscheine des Patienten
Navigationsbereich Zuletzt bearbeitete Patienten Letzte Patienten anzeigen
Angezeigte Schaltflächen Über eingeblendete Schaltflächen lassen sich Funktionen schnell und direkt aufrufen. Folgende Schaltflächen stehen zur Verfügung:

  • Liste
  • Tag
  • Woche
  • Monat
  • Multiraum
  • Aufgaben
  • Praxisdoku
  • „Was möchten Sie tun?“
Wartezimmer Kein Wartezimmer Wartezimmer ausblenden
Nur aktiver Behandler Nur Patienten im Wartezimmer anzeigen, deren Behandler aktiv sind.
Alle im Wartezimmer Alle Patienten im Wartezimmer anzeigen.
Patientenaufnahme- Schaltflächen klassisch (oben mittig) Verschiebt die Funktionstasten „Neu Manuell“ und „Chip“ an die entsprechenden Positionen.
links unten
links oben
Nur aktive Patienten anzeigen Nur aktive Patienten werden angezeigt.

 

3.2 Konfigurationen #

Um psyprax optimal nutzen zu können, bietet es sich an, das Programm auf individuelle Bedürfnisse und Arbeitsweisen anzupassen. Dafür wie folgt vorgehen:

  1. Hauptmenü „Datei“ und Untermenü „Konfigurieren…“ öffnen.

Untermenü „Konfigurieren…“

 

  1. Über die Auswahlstruktur im linken Bereich des Fensters „Konfigurieren“ lassen sich die jeweiligen Bereiche anpassen.

Auswahl der konfigurierbaren Bereiche

 

Folgende Bereiche können konfiguriert werden:

Auswahlbereich Grundlegende Einstellungen für…
Chipkartenleser Lesegerät für Chipkarten
System psyprax

  • aktuelles Abrechnungsquartal
  • Verhalten bei Inaktivität
  • Ablageort für Programmverzeichnisse und Datenbanken
  • Angaben zur Server-Verbindung
  • Log-Einstellungen
  • Update KBV-Tabellen
Leistungen Verwaltung von Leistungen

  • Grundpauschalen
  • Verwaltung von Vorschlagsziffern
Rezeptdruck Druck von Rezepten
Feiertage Verwaltung von Feiertagen
Starten/Beenden Verhalten beim Starten und Beenden von psyprax
Protokolle Erstellung von Protokollen

  • Einstellungen des Editors
  • Einstellungen für die Ausgabe von Protokollen
Ansicht Erscheinungsbild von psyprax

  • Autostartoptionen
  • Anzeige der Patientenliste
  • Mauszeiger anpassen
  • Fenster und Tabs anpassen
Heilmittel Heilmittelverordnungen:

  • Voreinstellungen
  • Praxisbudget
Formulardruck Druck von Formularen

  • Erscheinungsbild (Fuß- und Kopfzeilen, Stempel usw.)
  • Voreinstellungen für die Verwendung von Blankorezepten
Rechnungen Erstellung von Rechnungen

  • Standardfaktor für die Berechnung festlegen
  • Druckereinstellungen für Rechnungen
  • Standard-Mahn-Modus festlegen
Terminplaner Planung von Terminen

  • Anzahl verfügbare Räume
  • Behandlungszeiten
  • Arbeit am Wochenende
  • Druckereinstellungen für den Kalender
  • Einstellungen für das Erscheinungsbild
Sicherung Datensicherung
  • interner und externer Verzeichnispfad für
  • Datensicherung
  • Umfang und Art der Datensicherung
Datenübertragung automatische Übertragung von Daten
Diagnosen Erstellung von Diagnosen

  • Hilfestellung der KBV zu Codierungen
  • Sortierkriterien
Updates Durchführung von Programm-Updates

  • Intervalle der Update-Prüfung
  • Manuelle Suche nach Updates
  • Zwischenspeicher für Update-Dateien
  • Besonderheiten beachten
Klindo Klinische Dokumentation (Klindo)

  • Aktivierung der Klindo-Schnittstelle
  • Datenschutzhinweis
Facharztverträge Anzahl der zulässigen Ziffern für Kontingente
Dokumente Verwaltung der Dokumentendatenbank

 

3.2.1 Datensicherung #

Eine zuverlässige Datensicherung (Backup) stellt die Grundlage für die Nutzung von psyprax dar. Daher sollten die Einstellungen zur Datensicherung geprüft und ggf. angepasst werden. Dafür wie folgt vorgehen:

  1. Hauptmenü „Datei“ und Untermenü „Konfigurieren…“ öffnen.

Untermenü „Konfigurieren…“

 

  1. Im linken Bereich des Fensters „Konfigurieren“ den Punkt „Sicherung“ anklicken, um die Einstellungen für die Datensicherung aufzurufen.

Einstellungen Datensicherung

 

Legende „Einstellungen Datensicherung“
Nr. Beschreibung
1
  • Legt fest, an welchem Ort auf der Festplatte die Datensicherung abgelegt wird.
  • Als Standard ist der Haken in der Checkbox „Gesperrt“ gesetzt.

Ist diese Option aktiviert, kann der Pfad für das Sicherungsverzeichnis nicht verändert werden. Haken entfernen, um das Verzeichnis zu ändern.

Achtung: Eine Änderung kann zur Folge haben, dass die Sicherungsdaten im Falle eines nötigen Supports aufwendig gesucht werden müssen.

2 Legt die Art der Datensicherung fest.

  • Teilsicherung: Für kleine und mittlere Datenbestände geeignet. Die Datensicherung nimmt weniger Zeit in Anspruch.
  • Backup: Für umfangreiche Datenbestände geeignet, bspw. in Praxen mit mehreren Therapeuten. Das Backup wird als Standard-Datensicherung empfohlen.
3 Legt das Verhalten beim Schließen des Programms fest:

  • Sicherung der Datenbank beim Schließen des Programms auf der Festplatte: Beim Schließen des Programms wird automatisch eine Sicherungskopie der gesamten Datenbank angelegt.
  • Sicherung der Dokumente beim Schließen des Programms auf der Festplatte: Beim Schließen des Programms wird automatisch eine Sicherungskopie der Dokumente angelegt, welche in psyprax erstellt und verwaltet werden.
4 Legt die Anzahl der maximalen Sicherungskopien für tägliche und monatliche Updates fest.
5 Legt den Pfad für die externe Sicherung der Dateien fest.

Hinweis: Um ein sicheres Backup zu gewährleisten, sollte sich die externe Sicherung ausschließlich auf einem externen Datenträger, bspw. USB-Stick, befinden. Nur so kann bei einem Defekt der Festplatte auf die Sicherung zurückgegriffen werden.

6 Legt die Art der externen Datensicherung fest.

  • Teilsicherung: Für kleine und mittlere Datenbestände geeignet. Die Datensicherung nimmt weniger Zeit in Anspruch.
  • Backup: Für umfangreiche Datenbestände geeignet, bspw. in Praxen mit mehreren Therapeuten. Das Backup wird als Standard-Datensicherung empfohlen.
7 Legt das Verhalten beim Schließen des Programms fest:

  • Externe Sicherung der Datenbank beim Schließen des Programms: Beim Schließen des Programms wird automatisch eine externe Sicherungskopie der gesamten Datenbank angelegt.
  •   Externe Sicherung der Dokumente beim Schließen des Programms: Beim Schließend des Programms wird automatisch eine externe Sicherungskopie der Dokumente angelegt, welche in psyprax erstellt und verwaltet werden.
8 Datum der zuletzt durchgeführten Datensicherung.

 

3.3 Patient anlegen #

Das Anlegen eines neuen Patienten im System ist über die folgenden Methoden möglich:

  • Elektronische Gesundheitskarte einlesen
  • Patient manuell anlegen

 

3.3.1 Elektronische Gesundheitskarte einlesen #

Um einen neuen Patienten mittels elektronischer Gesundheitskarte (eGK) anzulegen, wie folgt vorgehen:

  1. Elektronische Gesundheitskarte in das Kartenlesegerät stecken.
  2. In psyprax die Funktionstaste „Chip“ anklicken.

Funktionstaste „Chip“

 

  1. Wurde die eGK erfolgreich eingelesen, erscheint eine Bestätigungsmeldung. Die eGK kann nun aus dem Lesegerät entfernt werden.

eGK erfolgreich eingelesen

 

  1. Im Fenster „Scheinuntergruppen anlegen“ können bereits erste Eingaben zum Patienten erfolgen. Alle Eingaben können auch zu einen späteren Zeitpunkt vorgenommen werden.

Scheinuntergruppen festlegen

 

Hinweis
Im Bereich „TSS Vermittlungsart“ kann u. a. angegeben werden, dass es sich bei dem Patienten um einen Vermittlungsfall der Terminservicestelle (TSS) handelt. In diesem Fall kann eine extrabudgetäre Vergütung geltend gemacht werden.

Davon ausgenommen sind aktuell Praxen, welche in den letzten 8 Quartalen gegründet oder übernommen wurden.

 

  1. Eingaben mit der Schaltfläche „Schließen“ bestätigen. Der neue Patient wurde in das System übernommen.

 

3.3.2 Patient manuell anlegen #

Verfügt der Patient nicht über eine elektronische Gesundheitskarte, bspw. weil er zu einem Sonderkostenträger gehört oder Privatpatient ist, kann er manuell im System angelegt werden. Dafür wie folgt vorgehen:

  1. In psyprax die Funktionstaste „Neu Manuell“ anklicken.

Funktionstaste „Neu Manuell“

 

  1. Im Fenster „Chipkarten manuell erfassen“ Patientendaten eintragen.

Chipkarten manuell erfassen 

 

Folgende Patientendaten können erfasst werden:

Legende „Chipkarten manuell erfassen“
Nr. Beschreibung
1 Informationen zum Patienten. Folgende Angaben sind Pflichtfelder:

  • Name / Vorname
  • Geburtsdatum
  • Geschlecht
  • Straße
  • Hausnummer
  • PLZ / Wohnort
2 Legt fest, wie der Patient abgerechnet wird. Die Eingaben in diesem Bereich bestimmen die Möglichkeiten der Auswahl im nachfolgenden Bereich. Folgende Einstellungen können gewählt werden:

  • Gesetzlich versichert
  • Privat versichert
  • Gesetzliche Unfallversicherung
  • Bundeswehr

Hinweis: Handelt es sich um einen Kassenpatienten, muss über die Schaltfläche „Kasse suchen“ die entsprechende Krankenkasse eingetragen werden. Zusätzlich müssen hier die Versichertennummer sowie die Art der Versicherung (Mitglied, Familie, Rentner) angegeben werden.

3 Informationen zur elektronischen Gesundheitskarte (eGK) bzw. der Krankenversichertenkarte.
4 Informationen zur Kontaktaufnahme mit dem Patienten.
  1. Eingaben mit Schaltfläche „Speichern“ bestätigen. Der neue Patient wurde in psyprax übernommen.

 

Hinweis
Für die Quartalsabrechnung an die KV müssen die elektronischen Gesundheitskarten aller Patienten eingelesen worden sein. Die manuelle Aufnahme eines Patienten stellt somit nur eine temporäre Ersatzlösung dar. Das Einlesen der eGK muss in jedem Fall zusätzlich erfolgen.

 

3.4 Diagnosen #

Dieses Kapitel beschreibt die folgenden Schwerpunkte:

Diagnosen eintragen

  • Relevanz einer Diagnose definieren
  • ICD10-Code suchen

 

3.4.1 Diagnosen eintragen #

Ohne eine gültige Diagnose ist die Abrechnung eines Patienten gegenüber der KV nicht möglich. Grundsätzlich wird in folgende Diagnosearten unterschieden:

 

Art der Diagnose Beschreibung
Akutdiagnose
  • Gültigkeit auf 1 Quartal beschränkt
  • Bezieht sich nur auf den aktuellen Schein
Dauerdiagnose
  • Quartalsübergreifend gültig
  • Scheinübergreifend gültig

Um eine Diagnose einzutragen, wie folgt vorgehen:

  1. Patient auswählen
  2. In psyprax die Funktionstaste „Diagnose“ anklicken.

Funktionstaste „Diagnose“

 

  1. Im Fenster „Diagnosen“ entsprechend der Diagnoseart Schaltfläche „Neue Dauerdiagnose“ (1) oder „Neue Akutdiagnose“ (2) anklicken.

Art der Diagnose wählen

 

  1. Im Übersichtsfenster der Diagnosen wird eine neue Zeile mit der erstellten Diagnose eingeblendet. Folgende Angaben müssen eingetragen werden:

 

Angabe/Spalte Beschreibung Zusatzinformation
Code Über den ICD-Code können weltweit Krankheiten und Gesundheitsprobleme eindeutig zugeordnet werden.
  • Bereits verwendete ICD-Codes können aus dem Dropdown-Menü ausgewählt werden.
  • ICD-Codes können über eine Suchfunktion ermittelt werden, siehe ICD-Code suchen 38
  •  ICD-Codes können händisch eingegeben werden.
Text Dem ICD-Code zugehörige Beschreibung. Wird automatisch ergänzt.
Zusatz Zusätzliche Klassifizierung der Diagnose.
  • A: Ausschluss von
  • G: gesicherte Diagnose
  • V: Verdacht auf
  • Z: Zustand nach

Hinweis: Für Dauerdiagnosen sind nur die Zusätze G und Z zulässig.

Seite Angabe der betroffenen Körperseite.
  • Leer: keine Angabe
  • B: beidseitig
  • L: linke Seite
  • R: rechte Seite
DauerDiagnose/Schein Art der Diagnose und damit verbundene Relevanz
  • Für Akutdiagnosen kann der aktuelle Schein des Quartals gewählt werden.
Datum Beim Eintrag einer Diagnose wird hier automatisch das aktuelle Datum eingetragen.
  • Wird eine Diagnose erst später eingetragen, verschiebt sich das Datum in das nächste Quartal. In diesem Fall muss das Datum händisch geändert werden.
  • Jedes abzurechnende Quartal muss mindestens eine gültige Diagnose enthalten.
  • Im Quartal des Erstkontakts eines Patienten muss mindestens eine gültige Diagnose hinterlegt sein.
  • Akutdiagnosen müssen sich immer auf das Quartal beziehen, für das sie abgerechnet werden sollen.
DD bis Datum des Ablaufs einer Dauerdiagnose. Die Dauerdiagnose wird ab dem eingetragenen Datum nicht mehr für zukünftige Scheine berücksichtigt. Der Vermerk dient ab dann lediglich der Dokumentation.

 

3.4.1.1 Relevanz einer Diagnose definieren #

Laut Beschluss der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV) müssen Dauerdiagnosen ab dem 01.04.2022 für die Abrechnung bestätigt werden.

 

Hinweis
Grundlegende Informationen zur Relevanz von Diagnosen können dem entsprechenden Schulungs-Video entnommen werden.

 

Achtung
Es empfiehlt sich, die Relevanz neuer Dauerdiagnosen schon während des laufenden Quartals festzulegen. Dies kann bspw. während der Vergabe von Abrechnungsziffern erfolgen.

Um die Relevanz von Dauerdiagnosen zu definieren, wie folgt vorgehen:

  1. Patient auswählen
  2. In psyprax die Funktionstaste „Diagnose“ anklicken.

Funktionstaste „Diagnose“

 

  1. Im Fenster „Diagnosen“ Schaltfläche „Relevanz“ anklicken.

Relevanz einer Diagnose

 

  1. Im Fenster „Diagnose-Relevanz für Abrechnung festlegen“ werden alle erstellten Dauerdiagnosen angezeigt. Die Checkbox „Jetzt relevant“ für alle Dauerdiagnosen aktivieren, die abgerechnet werden sollen.

Relevanz einer Diagnose für die Abrechnung festlegen

 

  1. Weiterhin können hier folgende Eigenschaften aktiviert deaktiviert werden:

 

Checkbox Beschreibung
Bestätigt Bestätigte Dauerdiagnosen können über den Filter ein- bzw. ausgeblendet werden.
Relevant
  • aktiviert: Die Dauerdiagnose ist relevant und kann abgerechnet werden.
  • deaktiviert: Die Dauerdiagnose ist anamnestisch. Sie dient nur der Dokumentation, wird aber nicht abgerechnet.
Jetzt relevant
  • aktiviert: Dauerdiagnose wird abgerechnet
  • deaktiviert: Dauerdiagnose wird nicht abgerechnet
  1. Auswahl mit Schaltfläche „OK“ bestätigen.

 

 

Diagnosen filtern

Um die angezeigte Liste der Dauerdiagnosen übersichtlicher zu gestalten, steht eine Filterfunktion zur Verfügung. Die Auswahl der Filter erfolgt über die Aktivierung der jeweiligen Checkbox in der rechten unteren Ecke des Fensters „Diagnose-Relevanz für Abrechnung festlegen“. Folgende Filter stehen zur Verfügung:

 

3.4.1.2 ICD10-Code suchen #

Um einen ICD10-Code zu suchen, wie folgt vorgehen:

  1. In psyprax die Funktionstaste „Diagnose“ anklicken.

Funktionstaste „Diagnose“

  1. Im Fenster „Diagnosen“ Schaltfläche „ICD-Suche“ anklicken.

Schaltfläche „ICD-Suche“

 

  1. Im Fenster „ICD10-Suche“ stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

ICD10-Suche

 

 

Legende „ICD10-Suche“
Nr. Beschreibung Funktion
1 Definiert den genutzten ICD-Katalog
  • Hausarzt
  • Fachgruppe: Kann über das Dropdown- Menü definiert werden
2 Diagnosen-Kapitel
  • Auswahl über das Dropdown-Menü
  • Auswahl kann über die händische Eingabe von ICD-Codes gefiltert werden
3 Eingabefeld für manuelle Suche
  • ICD10: Suche nach ICD-Code
  • Systematisch und Alphabetisch: Schlagwortsuche
  • Checkbox „Nur Systematisch“: Beschränkt die Schlagwortsuche auf die Systematik von ICD-Codes
4 Legt die Sortierung der ICD-Codes fest
  • nach ihrer Systematik
  • alphabetisch
5 5 Übersicht der im gewählten Diagnosen-Kapitel enthaltenen Diagnosen-Gruppen
6 Blendet die Anzeige der Details einer Diagnose ein bzw. aus
7 Setzt alle Filter zurück
8 Übersicht der verfügbaren Diagnosen
  • ICD-Code: Codierung der Diagnose
  • Bezeichnung: nähere Beschreibung der Diagnose
  • Notation: systeminterne Kennzeichnung
  • Abr.bar: Kennzeichnet, ob diese Diagnose abgerechnet werden kann.
9 Anzeige der Details einer Diagnose
10 In eigene Auswahl übernehmen Übernimmt die gewählte Diagnose in das Dropdown-Menü der Standardauswahl
11 Beim Patienten als Akutdiagnose speichern Weist die gewählte Diagnose dem aktuellen Patienten als Akutdiagnose zu.
12 Beim Patienten als Dauerdiagnose speichern Weist die gewählte Diagnose dem aktuellen Patienten als Dauerdiagnose zu.

 

3.5 Leistungen eintragen #

Erbrachte Leistungen werden im System erfasst und für die spätere Abrechnung aufbereitet. Leistungen können über Leistungsziffern oder über das Datum der Leistungserbringung eingetragen werden. Um zwischen diesen beiden Varianten umzuschalten, wie folgt vorgehen:

 

Hinweis
Umschalten ist nur möglich, wenn das Fenster „Pat.Leistungen“ geöffnet wurde.
  1. Patient auswählen.
  2. In psyprax die Funktionstaste „Leistung“ anklicken, um das Fenster „Pat.Leistungen“ zu öffnen.

Funktionstaste „Leistung“

 

  1. Hauptmenü „Ansicht“ und Untermenü „Leistungseingabe“ öffnen. Art der Leistungseingabe wählen.

Untermenü Leistungseingabe“

 

3.5.1 Leistungseingabe über Ziffern #

Um erbrachte Leistungen mithilfe von Leistungsziffern einzutragen, wie folgt vorgehen:

 

Hinweis
Die entsprechende Eingabeart muss ggf. zuvor aktiviert werden, siehe Leistungen eintragen 41 .
  1. Patient auswählen
  2. In psyprax die Funktionstaste „Leistung“ anklicken, um das Fenster „Pat.Leistungen“ zu öffnen.

Funktionstaste „Leistung“

 

  1. Im Fenster „Pat.Leistungen“ stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

Pat.Leistungen – Ziffern

 

Legende „Pat.Leistungen – Ziffern“
Nr. Beschreibung Funktion
1 Kalender
  • Auswahl des Datums der Leistungserbringung
  • Als Standard ist der aktuelle Tag ausgewählt
2 Eingetragen am:
  • Eingetragenes Datum der Leistungserbringung
3 Schein:
  • Gibt an, welchem Schein die Leistung zugeordnet wurde.
4 Standardleistungen
  • Bis zu 30 Schnellzugriffe auf häufig erbrachte Leistungen
  • Konfigurierbar
5 Limit Budget-Pkte
  • Übersicht zum verfügbaren und bereits genutztem Budget
6 Leistungsart Gibt die Art der erbrachten Leistung an.

  • EBM: gesetzlich versichert
  • GO (privat): privat versichert
  • GUV: gesetzliche Unfallversicherung
  • Terminversäumnis
  • IGeL: individuelle Leistungen, die nicht von den Krankenkassen bezahlt werden (Selbstzahler)
  • EBM: Notdienst: EBM-Leistung im Notdienst
  • HZV: hausarztzentrierte Versorgung
  • IV Homöopathie: integrierte Versorgung mit Homöopathie
  • Interne Abrechnung
7 Händische Eingabe und Suchfunktion für Ziffern Im Textfeld können bekannte Ziffern eingetragen werden

  • Fragmente bekannter Ziffern können über eine Autovervollständigung oder mittels einer Suchfunktion vervollständigt werden.
  • Videosprechstunde: Leistung als Videosprechstunde markieren

 

8 Übersicht der bereits eingetragenen Leistungen Informationen zu:

  • Datum: Datum der Leistungserbringung
  • Ziffer: genutzte Ziffer
  • *: Multiplikator
  • PT: Summe der Ziffern, welche in den Kontingenten hinterlegt sind.
  • Schein: ID des zutreffenden Scheins
  • Spezif.: Spezifikation der Leistung
  • Check: Marke für die Abrechnung
  • 0: noch nicht abgerechnet
  • 20231: Jahr und Quartal der Abrechnung – hier: 2023/1
  • Ass: zugeordnete ID des Behandlers
9 Spezifikation zur ausgewählten Leistung Die gewählte Leistung kann hier näher spezifiziert werden. Folgende Funktionen stehen zur Verfügung:

  • +: Neue Spezifikation hinzufügen
  •   : Spezifikation bearbeiten
  • : Spezifikation entfernen
  • n: Spezifikation nach oben schieben
  • u: Spezifikation nach unten schieben
10 Ziffer(n) speichern
  • Speichert die im Textfeld eingetragenen Ziffern
11 Kontingente
  • Übersicht zu den Kontingenten der Therapieabschnitte
  • Konfigurierbar

 

 

Spezifikation hinzufügen

Um einer eingetragenen Leistung eine Spezifikation zuzuordnen, wie folgt vorgehen:

  1. Eingetragene Leistung im Übersichtsfenster der Leistungen markieren.
  2. Schaltfläche „+“ anklicken.
  3. In der linken Spalte des Fensters „Leistungs-Spezifikationen“ Art der Spezifikation wählen.
  4. In der rechten Spalte den entsprechenden Wert einen Text der Spezifikation eintragen. Um einen neuen Eintrag zu erzeugen, Schaltfläche „Neu“ anklicken.
  5. Eingaben mit der Schaltfläche „Ok“ bestätigen.

Leistungs-Spezifikationen

 

Leistung eintragen

Um in dieser Ansicht eine Leistung einzutragen, wie folgt vorgehen:

  1. Gegebenenfalls Datum der Leistungserbringung auswählen.
  2. Ziffer der Leistung eingeben auswählen.
  3. Nachfolgenden Dialog befüllen.
  4. Die erbrachte Leistung wurde eingetragen.

 

3.5.2 Leistungseingabe über Datum #

Um erbrachte Leistungen mithilfe des Datums einzutragen, wie folgt vorgehen:

 

Hinweis
Die entsprechende Eingabeart muss ggf. zuvor aktiviert werden, siehe Leistungen eintragen 41 .
  1. Patient auswählen.
  2. In psyprax die Funktionstaste „Leistung“anklicken, um das Fenster „Pat.Leistungen“ zu öffnen.

Funktionstaste „Leistung“

 

  1. Im Fenster „Pat.Leistungen“ stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

Pat.Leistungen – Datum

 

Legende „Pat.Leistungen – Datum“
Nr. Beschreibung Funktion
1 Schein:
  • Gibt an, welchem Schein die Leistung zugeordnet wurde.
2 Limit Budget-Pkte
  • Übersicht zum verfügbaren und bereits genutztem Budget
3 Standardleistungen
  • Bis zu 30 Schnellzugriffe auf häufig erbrachte Leistungen
  • Konfigurierbar
4 Leistungsart Gibt die Art der erbrachten Leistung an.

  • EBM: gesetzlich versichert
  • GO (privat): privat versichert
  • GUV: gesetzliche Unfallversicherung
  • Terminversäumnis
  • IGeL: individuelle Leistungen, die nicht von den Krankenkassen bezahlt werden (Selbstzahler)
  • EBM: Notdienst: EBM-Leistung im Notdienst
  • HZV: hausarztzentrierte Versorgung
  • IV Homöopathie: integrierte Versorgung mit Homöopathie
  • Interne Abrechnung
5 Händische Eingabe und Suchfunktion für Ziffern Im Textfeld können bekannte Ziffern eingetragen werden

  • Fragmente bekannter Ziffern können über eine Autovervollständigung oder mittels einer Suchfunktion vervollständigt werden.
  • Videosprechstunde: Leistung als Videosprechstunde markieren
6 Kontingente
  • Übersicht zu den Kontingenten der Therapieabschnitte
  • Konfigurierbar
7 Kalender
  • Auswahl des Datums der Leistungserbringung
  • Als Standard ist der aktuelle Tag ausgewählt
8 Übersicht der bereits eingetragenen Leistungen Informationen zu:

  • Datum: Datum der Leistungserbringung
  • Ziffer: genutzte Ziffer
  • *: Multiplikator
  • PT: Summe der Ziffern, welche in den Kontingenten hinterlegt sind.
  • Schein: ID des zutreffenden Scheins
  • Spezif.: Spezifikation der Leistung
  • Check: Marke für die Abrechnung
  • 0: noch nicht abgerechnet
  • 20231: Jahr und Quartal der Abrechnung – hier: 2023/1
  • Ass: zugeordnete ID des Behandlers
9 Spezifikation zur ausgewählten Leistung Die gewählte Leistung kann hier näher spezifiziert werden. Folgende Funktionen stehen zur Verfügung:

  • +: Neue Spezifikation hinzufügen
  •   : Spezifikation bearbeiten
  • : Spezifikation entfernen
  •  n: Spezifikation nach oben schieben
  • u: Spezifikation nach unten schieben

 

Spezifikation hinzufügen

Um einer eingetragenen Leistung eine Spezifikation zuzuordnen, wie folgt vorgehen:

  1. Eingetragene Leistung im Übersichtsfenster der Leistungen markieren.
  2. Schaltfläche „+“ anklicken.
  3. In der linken Spalte des Fensters „Leistungs-Spezifikationen“ Art der Spezifikation wählen.
  4. In der rechten Spalte den entsprechenden Wert einen Text der Spezifikation eintragen. Um einen neuen Eintrag zu erzeugen, Schaltfläche „Neu“ anklicken.
  5. Eingaben mit der Schaltfläche „Ok“ bestätigen.

Leistungs-Spezifikationen

 

Leistung eintragen

Um in dieser Ansicht eine Leistung einzutragen, wie folgt vorgehen:

  1. Gegebenenfalls Datum der Leistungserbringung auswählen.
  2. Ziffer der Leistung eingeben auswählen.
  3. Nachfolgenden Dialog befüllen.
  4. Die erbrachte Leistung wurde

 

3.5.3 Kontingente verwalten #

Im Rahmen der Eingabe von Leistungen können die verfügbaren Kontingente verwaltet werden. Dafür wie folgt vorgehen:

 

Hinweis
Um die Stunden einer bewilligungspflichtigen Therapien abrechnen zu können, muss ein bewilligtes Kontingent vorhanden sein.
  1. Patient auswählen.
  2. In psyprax die Funktionstaste „Leistung“ anklicken, um das Fenster „Pat.Leistungen“ zu öffnen.

Funktionstaste „Leistung“

 

  1. Im Fenster „Pat.Leistungen“ Schaltfläche „Kontingente“ anklicken, um das Fenster „Bewilligte Kontingente + Prob.Sitz. zu …“ zu öffnen.

Pat.Leistungen – Schaltfläche „Kontingente“

 

Bewilligte Kontingente + Prob.Sitz. zu …

 

Navigation

Im oberen Bereich des Fensters sind mehrere Reiter zu finden, über welche die folgenden Ansichten eingeblendet werden können:

 

Reiter Beschreibung
ab 20173 Kontingente, die nach der Ziffernumstellung im 3. Quartal 2017 eingetragen wurden.
bis 20172 Kontingente, die vor der Ziffernumstellung im 3. Quartal 2017 eingetragen wurden.
Alles Alle Kontingente
Abgeschlossene Abgeschlossene Kontingente
Therapiepause Pausierte Therapien

 

Neues Kontingent

Um ein neues Kontingent anzulegen, Schaltfläche „Neues Kontingent“ anklicken. Eine neue Zeile erscheint, in welcher die folgenden Angaben eingetragen werden müssen:

 

Spalte Beschreibung
Vorschlag Wird diese Checkbox aktiviert, wird die im Kontingent hinterlegte Ziffer in die Schnellzugriffe der Standardleistungen übernommen und fett markiert.
Katalog genutzter Heilmittelkatalog:

  • EBM
  • GOAE
  • BG
  • HZV
Ziffer EBM-Ziffer
Bew.-pfl. Angabe zur Bewilligungspflicht der genutzten Ziffer

Hinweis: Für bewilligungspflichtige Ziffern müssen die mit „*“ markierten Angaben zwingend eingetragen werden.

Anzahl* Anzahl beantragter Stunden
bewill. am* Datum der Bewilligung
Abger. abgerechnete Stunden
Neu neue Stunden
Rest restliche Stunden
Fremdsystem Wurde ein Teil der Behandlung bereits in einem fremden System erfasst, werden hier die bereits geleisteten Stunden eingetragen. Dies kann der Fall sein, wenn der Patient den Behandler oder der Behandler das Verwaltungssystem wechselt.
Gutachten In dieser Spalte kann markiert werden, ob dem Kontingent ein Gutachten beigefügt wurde. Diese Angabe wir im Abrechnungslauf mit dem Eintrag der entsprechenden Gutachtenziffer (KZT: 35130 / LZT: 35131) abgeglichen.
Ther.Ende, RP ab Datum des Abschlusses der Therapie und Beginn der Rezidivprophylaxe
Therapie und RP beendet Datum des Abschlusses der Therapie und der Rezidivprophylaxe

 

 

Therapien ohne verpflichtende Bewilligung

Auch nicht bewilligungspflichtige Therapiestunden werden in einem Kontingent verwaltet. Dazu zählen Probatorik, Sprechstunden und Akuttherapien. Die Erfassung dieser nicht bewilligungspflichtigen Stunden vereinfacht die Abrechnung dieser Ziffern. Diese Stunden werden in der Übersicht der erbrachten Leistungen in der Spalte „PT“ gezählt.

Folgende Hinweise beachten:

  • In der Spalte für die Anzahl der bewilligten Stunden nur die Anzahl der Stunden eintragen, die erbracht werden.
  • Auch noch nicht bewilligte Kontingente sollten eingetragen werden. Ausgangswert für die Anzahl der bewilligten Stunden ist in diesem Fall 0. Wurden Stunden ohne Bewilligung erbracht, muss die Angabe für die Anzahl der bewilligten Stunden entsprechend angepasst werden. Die Abrechnung dieser Leistungen wird bis zum Eingang der Bewilligung zurückgestellt. Nach der Bewilligung und einem entsprechendem Eintrag in der Spalte zum Datum der Bewilligung, wird die Leitung automatisch im nächsten Quartal abgerechnet.

 

Hinweis
Das Ende einer Richtlinientherapie wird über die Eingabe einer Pseudo-Ziffer angegeben.

  • 88131: mit anschließender Rezidivprophylaxe
  • 88130: ohne anschließender Rezidivprophylaxe

 

 

 3.6 Quartalsabrechnung #

Um die Leistungen eines Quartals abzurechnen, wie folgt vorgehen:

  1. Hauptmenü „Abrechnung“ und Untermenü „Quartalsabrechnung Start“ öffnen.

Untermenü „Quartalsabrechnung Start“

 

Im rechten Bereich des Fensters „Quartalsabrechnung“ werden Prüfungen angezeigt, welche aktuell für den Prüflauf deaktiviert wurden. In der Spalte „Durchführen“ kann für jede einzelne Prüfung per Drop-Down-Menü bestimmt werden, ob diese Prüfung immer, dieses Quartal nicht oder quartalsübergreifend nicht mehr durchgeführt werden soll. Da in diesem Fenster nur Prüfungen angezeigt werden, die deaktiviert wurden, muss die Checkbox „Alle anzeigen“ aktiviert werden, um andere Prüfungen bearbeiten zu können. Die Prüfung „Gutachten ohne 35130/35131″ prüft, ob in den Kontingenten die Plausibilität zwischen dem Eintrag der Gutachtenziffern und der Aktivierung der Checkbox „Gutachten“ im Kontingent. Diese Checkbox findet sich in der Übersicht der Kontingente unter den Leistungen eines Patienten, siehe Kontingente verwalten. Die Prüfung ergibt in folgenden Fällen eine Fehlermeldung:

  • Die Checkbox „Gutachten“ wurde aktiviert, es wurde aber keine Gutachtenziffer eingetragen.
  • Eine Gutachtenziffer wurde eingetragen, die Checkbox „Gutachten“ wurde aber nicht aktiviert.
  1. Im Fenster „Quartalsabrechnung“ Schaltfläche „Start Quartalsabrechnung“ anklicken, um den Abrechnungslauf zu starten. Nach dem Start werden zunächst die eingegebenen Daten auf Plausibilität geprüft.

Quartalsabrechnung

  1. Im nachfolgenden Fenster müssen die Diagnosen als „Bestätigt“ und „Jetzt relevant“ markiert werden. Über die entsprechende Funktionstaste werden beide Einträge gleichzeitig vorgenommen.

Bestätigung der Diagnosen

 

  1. Im Fenster mit den Ergebnissen der Plausibilitätsprüfung sind folgende Informationen zu finden:

Quartalsabrechnung – Ergebnisse der Prüfung

 

Legende „Quartalsabrechnung – Ergebnisse der Prüfung“
Nr. Beschreibung Erläuterung
1 Übersicht der gefundenen Unstimmigkeiten Fehler
Fehler sollten immer geprüft und behoben werden. Vor allem Diagnose- Fehler können anderenfalls nicht abgerechnet werden.
Warnung
Warnungen beziehen sich auf besondere Anforderungen der zuständigen KV. Im Zweifelsfall die KV kontaktieren.
Hinweis
Hinweise sind als Hilfestellung zu verstehen. Sie müssen nicht zwingend behoben werden.
2 Erläuterung der gefundenen Unstimmigkeit. Eine detaillierte Beschreibung der gefundenen Unstimmigkeit.
3 Übersicht der Patienten, die von der angewählten Unstimmigkeit betroffen sind.
4 Schaltflächen mit Schnellzugriffen auf verschiedene Daten des angewählten Patienten Über diese Schaltflächen können bestimmte Daten des angewählten Patienten geöffnet werden, um gefundene Unstimmigkeiten schneller beheben zu können.
5 Schaltflächen Diese Prüfung nicht mehr

Die angewählte Unstimmigkeit wird künftig nicht mehr geprüft.

Zurück zum Anfang

An den Anfang der Quartalsabrechnung navigieren.

Daten erzeugen

Nach Behebung der gefunden Unstimmigkeit Abrechnungsdaten für die KV erzeugen.

5. Nachdem alle Unstimmigkeiten behoben wurden, Schaltfläche „Zurück zum Anfang“ anklicken.

6. Abrechnungslauf erneut starten und Schaltfläche „Daten erzeugen“ anklicken, um die Abrechnungsdaten für die KV zu erzeugen.

7. Im Hintergrund werden verschiedene Prüfungen durchgeführt. Dazu gehört die „Gebührenregelprüfung“. Hierbei werden die Eingaben auf unzulässige Kombinationen der Ziffern geprüft. Wurde eine unzulässige Kombination gefunden, wird diese als Fehler angezeigt. Sind keine Fehler vorhanden, wird die Gebührenregelprüfung als fehlerfrei angezeigt. Diese Meldung mit Schaltfläche „OK“ bestätigen.

Gebührenregelprüfung fehlerfrei

  1. psyprax prüft nun die Abrechnungsdaten gemäß der Vorgaben des Prüfprotokolls der KBV. So kann vermieden werden, dass fehlerhafte Daten an die KV übermittelt werden und die Abrechnung vom KBV-Prüfprotokoll abgelehnt wird. Das folgende Fenster veranschaulicht den Prüflauf und zeigt das Ergebnis der Prüfung an. Mit einer beliebigen Taste fortfahren.

 

 

  1. Das Protokoll der Prüfergebnisse wird angezeigt. Hier sind alle fehlerhaften Eingaben detailliert aufgeschlüsselt.

 

Achtung
  • psyprax simuliert das Prüfmodul der jeweils zuständigen KV. Die Vorgaben aller KV sind im System hinterlegt. Die Zuständigkeit wird über die BSNR ermittelt.
  • Die Ergebnisse dieser Prüfung sind zwingend zu beachten.
  • Eine fehlerhafte Abrechnung kann bei der KV nicht eingereicht werden. Vor der Abgabe müssen zwingend alle Abrechnungsfehler behoben werden.

 

  1. Ein fehlerhaftes Protokoll kann wie folgt aussehen:

KBV-Prüfprotokoll mit ermittelten Fehlern

 

Folgende Angaben sind zu finden:

 

Legende „KBV-Prüfprotokoll mit ermittelten Fehlern“
Nr. Beschreibung
1 Gesamtergebnis der KBV-Prüfung
2 Betroffener Patient
3 Beschreibung des Problems
  1. Alle im Prüfprotokoll aufgelisteten Fehler müssen manuell behoben werden. Dafür die benannten Patienten aufrufen und die genannten Fehlerquellen beseitigen.
  2. KBV-Prüfprotokoll und Abrechnungslauf schließen. Abrechnungslauf erneut starten.

 

  1. Vorgang wiederholen, bis das KBV-Prüfprotokoll fehlerfrei ausgegeben wird.

KBV-Prüfprotokoll fehlerfrei

 

  1. KBV-Prüfprotokoll schließen.
  2. Mithilfe der Schaltflächen auf der linken Seite des Fensters für die Fertigstellung der Quartalsabrechnung, können die nächsten Schritte aktiviert werden. Die grünen Pfeile dienen der Orientierung für die Reihenfolge der Abarbeitung.

Fertigstellung der Quartalsabrechnung

 

Folgende Funktionen stehen zur Verfügung:

 

Legende „Fertigstellung der Quartalsabrechnung“
Schaltfläche Beschreibung
Nicht abgerechnete Leistungen
  • Zeigt Leistungen, die aus der Abrechnung genommen wurden, bspw. weil kein bewilligtes Kontingent verfügbar ist.
KBV-Prüfmodul
  • Startet das KBV-Prüfmodul manuell.
  • In der Regel ist dies nicht nötig, da die Prüfung automatisch durchgeführt wurde.
Gebührenregelprüfung
  • Startet die Gebührenregelprüfung manuell. Hierbei werden die eingetragenen Ziffernkombinationen auf Plausibilität geprüft.
  • In der Regel ist dies nicht nötig, da die Prüfung automatisch durchgeführt wurde.
Für KV verschlüsseln
  • Erzeugt und verschlüsselt den Datensatz, der an die KV übermittelt wird.
  • Nähere Informationen dazu, siehe

Datensatz für KV verschlüsseln 61 .

Eigene Sicherung erstellen
  • Erzeugt eine lokale Sicherung der

Abrechnung.

  • Der Pfad für die Ablage der Sicherung kann im Bereich „Sicherungs-Pfad“ angepasst werden.
Dokumentation drucken
  • Druckt eine detaillierte Auflistung aller abgerechneten Leistungen aus.
  • Stellt einen Nachweis für die Umfänge der übermittelten Daten dar.
  • Ermöglicht einen schnellen Überblick zur korrekten Abrechnung von Nachzüglern und dem Ausschluss nicht bewilligter Therapien.
Quartal weiterschalten
  • Setzt die Abrechnung auf Status „abgerechnet“. Eine Wiederholung der Abrechnung ist nur über eine aufwendige Datenwiederherstellung möglich.
  • Hinweis: Mit der Weiterschaltung ca. 14 Tage warten, um auf mögliche Korrekturen der KVreagieren zu können.
  • Für detaillierte Informationen zur manuellen Weiterschaltung des Quartals, siehe Quartal

manuell weiterschalten 62 .

 

 3.6.1 Datensatz für KV verschlüsseln #

Um die Abrechnungsdaten zu verschlüsseln, wie folgt vorgehen:

  1. Rechts neben der Schaltfläche „Für KV verschlüsseln“ befindet sich der Bereich „Ausgabemedium/Pfad“. Hier können die Art der Datenausgabe sowie der Pfad des Ablageorts angepasst werden. Der Pfad des Ablageorts muss manuell in die Adresszeile eingegeben werden. Um den Ablageort zu öffnen, Schaltfläche „Ort anzeigen“ anklicken.
  1. Art des Ausgabemediums bestimmen. Dieses richtet sich nach der gewünschten Art der Einreichung bei der Folgende Varianten stehen zur Verfügung:

 

Ausgabemedium Beschreibung
CD-Rom Brennt die Daten auf CD-Rom.
Pfad… Die Daten werden unter dem angegebenen Pfad abgelegt. So kann bspw. ein externes Speichermedium genutzt werden.
D2D Die Daten werden für die Abgabe mittels D2DVerfahren optimiert und abgelegt.
KV-Ident plus Die Daten werden für die Abgabe mittels KV- Ident plus-Verfahren optimiert und abgelegt.
Datei für OnlineAbrechnung Die Daten werden für die Online-Abgabe im KVPortal optimiert und abgelegt.
1-Click-Abrechnung Die Daten werden für die Abgabe mittels 1- Click-Verfahren optimiert und abgelegt.
  1. Schaltfläche „Für KV verschlüsseln“ anklicken, um die Verschlüsselung zu starten.
  2. Ein Protokoll mit allen wichtigen Informationen zur Verschlüsselung erscheint.
  3. Eine Abfrage erscheint, ob die Datei im Explorer angezeigt werden sollen. Je nach Bedarf Anfrage bestätigen oder ablehnen.
  4. Eine Abfrage erscheint, ob die Seite der KV geöffnet werden soll, um die Daten online zu übermitteln. Je nach Bedarf bestätigen oder ablehnen und den Anweisungen folgen.

 

3.6.2 Quartal manuell weiterschalten #

 

Hinweis
Spätestens vor der Abrechnung des nächsten Quartals muss das vergangene Quartal weitergeschaltet und damit auf den Status „abgerechnet“ gesetzt werden.

Um das Quartal nach Abschluss der Abrechnung weiterzuschalten, wie folgt vorgehen:

  1. Hauptmenü „Abrechnung“ und Untermenü „Quartal weiterschalten“ öffnen.

Untermenü „Quartal weiterschalten“

 4. Therapeuten in Ausbildung #

Dieses Kapitel beschreibt die nachfolgend genannten Punkte, welche von Psychotherapeuten in Ausbildung (PiA) zu beachten sind.

 

Lizenzierung

 

4.1 Lizenzierung #

Nutzen Psychotherapeuten in der Ausbildung (PiA), Supervisor oder Mitarbeiter von Instituten, welche nicht über eine eigene LANR verfügen, eine eigene psyprax-Version, sind gültige Lizenzen die Grundlage für die Nutzung des Programms. Nur mit einer lizenzierten Ausbildungsversion sind diese Personen in der Lage, Chipkarten einzulesen und Leistungen zu erfassen.

 

 4.1.1 Lizenz aktivieren #

 

Hinweis
Kundennummer bereithalten.

 

Achtung
Bevor die Lizenz aktiviert wird, muss psyprax auf die neuste Version aktualisiert werden, siehe Update durchführen 13 .

Um eine Lizenz freizuschalten, wie folgt vorgehen:

  1. Die per E-Mail erhaltene Lizenzdatei auf dem Rechner speichern.
  2. Hauptmenü „Datei“ und Untermenü „Praxisdaten…“ öffnen.

Untermenü „Praxisdaten…“

 

  1. Im Fenster „Praxisdaten“ alle nötigen Informationen in die entsprechenden Felder eintragen.

Hinweis: Dieses Menü besteht aus 4 Reitern.

  1. Für die Angaben im Reiter „Praxis“ folgende Hinweise beachten:
  • Der hier eingetragene Institutsname wird für alle Briefköpfe und Stempel der PTV- Formulare verwendet. Für Informationen zur Anpassung dieser Angaben siehe Briefkopf bzw. Stempel anpassen.
  • Korrekte Angabe der Instituts-BSNR prüfen.
  • Als Praxistyp „Psychotherapeut in Ausbildung (PiA)“ angeben.
  • Die Kundennummer ist auf der Rechnung oder dem Lieferschein zu finden.

Praxisdaten – Pflichtfelder

 

  1. Für die Angaben im Reiter „Betriebsstätten – BSNR“ folgende Hinweise beachten:
  • Im Feld „Adressdaten“ die BSNR, den Namen und die Adresse des Instituts eintragen.
  • Dieser Eingabebereich verfügt über verschiedene Reiter. Gegebenenfalls muss der Reiter „Adressdaten“ zunächst aufgerufen werden.

Praxisdaten – Betriebsstätte – BSNR

 

  1. Für die Angaben im Reiter „Behandelnde Personen (LANR)“ folgende Hinweise beachten:
  • Im Feld „Persönliche Daten“ die Pseudo-LANR 999999900 Vor- und Nachnamen eintragen.
  • Dieser Eingabebereich verfügt über verschiedene Reiter. Gegebenenfalls muss der Reiter „Persönliche Daten“ zunächst aufgerufen werden.

Menü „Praxisdaten“ – Reiter „Behandelnde Personen – LANR“ – „Persönliche Daten“

 

  1. Im Reiter „Behandelnde Personen (LANR)“ können im unteren linken Bereich weitere Reiter ausgewählt werden. In den Reiter „Ausbildung“ wechseln. Folgende Hinweise beachten:
  • Die Angabe des Fachbereichs ist optional. Eine korrekte Angabe bewirkt, dass automatisch die passenden Ziffern der Leistungen sowie passende Antragsformulare vorgeschlagen werden.

Menü „Praxisdaten“ – Reiter „Behandelnde Personen – LANR“ – „Ausbildung“

 

  1. Im Reiter „Behandler/Lizenzen“ wird die Lizenz aktiviert. Zu lizenzierenden Behandler auswählen und Schaltfläche „Lizenzdatei ..“ anklicken.

Praxisdaten – Lizenzen

  1. Lizenzierungsverfahren wählen.

Lizenzierungsverfahren wählen

 

Prüfung auf Online-Freischaltung

Die Online-Freischaltung kann genutzt werden, wenn eine Internetverbindung besteht. Wurden alle erforderlichen Daten korrekt eingetragen, wird die Lizenz umgehend aktiviert. Eine erfolgreiche Aktivierung wird mit einer Meldung bestätigt.

Lizenzdatei liegt vor

Dieses Verfahren muss genutzt werden, wenn keine Internetverbindung besteht. Die Lizenzdatei wurde im Vorfeld per Mail übermittelt und muss manuell auf dem Rechner gespeichert werden. Für die Aktivierung wie folgt vorgehen:

  1. Schaltfläche „Lizenzdatei liegt vor“ anklicken.
  2. Im Explorer zum Speicherort der Lizenzdatei navigieren und diese auswählen. Auswahl mit Schaltfläche „Öffnen“ bestätigen.
  3. Lizenz wird aktiviert.

Hinweis: In diesem Fall erfolgt keine aktive Bestätigung der Aktivierung.

 

 4.1.2 Briefkopf bzw. Stempel anpassen #

Um die im Briefkopf bzw. im Stempel angezeigten Daten anzupassen, wie folgt vorgehen:

  1. Menü „Datei“ und Untermenü „Briefkopf/Stempel“ öffnen.

Untermenü „Briefkopf/Stempel“

 

  1. Im Fenster „Briefkopf und Stempel layouten“ in den Reiter „FR3 Stempel“ wechseln. Hier kann festgelegt werden, welche Informationen im Briefkopf im Stempel erscheinen.

Einstellungen für Briefkopf bzw. Stempel

 

Folgende Einstellungen werden empfohlen:

Zeile Spalte Auswahl Ergebnis
1 2 (Quelle) Praxis (1.Reiter) Der Name des Instituts wird angegeben.
1 1 (Inhalt) Leerzeile Der Name und Adresse des Instituts werden angegeben.
1 1 (Inhalt) Name Der Name des Lizenzinhabers wird zwischen dem Namen und der Adresse des Instituts angegeben.
2 (Quelle) Je Behandler (2./3. Reiter)

 

4.2  Lesegerät für Chipkarten einrichten #

Nachdem das Kartenlesegerät im System installiert wurde, können in psyprax individuelle Konfigurationen vorgenommen werden. Dafür wie folgt vorgehen:

  1. Hauptmenü „Datei“ und Untermenü „Konfigurieren…“ öffnen.

Untermenü „Konfigurieren…“

 

  1. Auf der linken Seite des Fensters den Punkt „Chipkartenleser“ anklicken, um das Konfigurationsfenster zu aktivieren.

Chipkartenleser konfigurieren

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