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KV-Connect Kurzanleitung

Lesezeit: 7 min

25. November 2024

1 KV-Connect #

Als „KV-Connect“ wird der Kommunikationsdienst der Kassenärztlichen Vereinigungen (KV) sowie der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV) bezeichnet. Mit diesem Dienst ist es bspw. möglich, Abrechnungsdateien direkt in psyprax zu verschlüsseln und an die KV zu übermitteln. Die Verbindung wird hierfür direkt über die Telematikinfrastruktur (TI) oder KV-SafeNet bzw. KV-FlexNet hergestellt. Außerdem können mittels KV-Connect Ende-zu-Ende verschlüsselte Nachrichten zwischen Ärzte, Krankenhäuser, Psychotherapeuten u. a. verschickt werden. Auch eine elektronische Signatur dieser Nachtrichten mittels gültigem eHBA ist möglich.

1.1 Zugangsdaten beantragen #

Um KV-Connect nutzen zu können, müssen bei der zuständigen KV die Zugangsdaten beantragt werden. Dies kann für jede Haupt- und Nebenbetriebsstätte erfolgen. Der Antrag auf die Einrichtung eines KV-Connect-Zugangs ist auf der Homepage der zuständigen KV zu finden. In psyprax entstehen für die Nutzung von KV-Connect keine zusätzlichen Kosten.

1.2 Installation #

Nachdem die Zugangsdaten von der KV übermittelt wurden und eine Verbindung zur TI bzw. zu KV-SafeNet oder KV-FlexNet besteht, kann der Dienst in psyprax installiert werden. Dafür wie folgt vorgehen:

1. Hauptmenü „Datei“ und Untermenü „Praxisdaten…“ öffnen.

Untermenü „Praxisdaten…“

 

2. Im Fenster „Praxisdaten“ Reiter „Betriebsstätte – BSNR“ (1) und Unterreiter „PsyPrax-E-Mail“ (2) auswählen. Im Bereich „KV-Connect Zugangsdaten“ (3) Benutzernamen und E-Mailadresse eingeben, die von der KV übermittelt wurden. Anschließend Schaltfläche „KV-Connect-Benutzerkonto…“ (4) anklicken.

Zugangsdaten KV-Connect eintragen

 

3. Im Fenster „KV-Connect-Benutzerkonto“ das von der KV vergebene initiale Kennwort eingeben und mit Schaltfläche „OK“ bestätigen.

Initiales KV-Connect-Kennwort eingeben

 

4. Es erfolgt ein Hinweis darauf, dass das initiale Kennwort umgehend durch ein persönliches Kennwort ersetzt werden muss. Meldung mit Schaltfläche „OK“ bestätigen.

Fehlermeldung bestätigen

 

5. Im nachfolgenden Fenster persönliches Kennwort festlegen und mit Schaltfläche „OK“ bestätigen. Das persönliche Kennwort muss folgende Bedingungen erfüllen:

  • 12 Zeichen
  • mindestens 2 Groß- und 2 Kleinbuchstaben
  • mindestens 1 Ziffer
  • mindestens 1 Sonderzeichen

 

persönliches KV-Connect Kennwort festlegen

 

Hinweis

Das persönliche Kennwort sollte notiert und sicher verwahrt werden.

 

6. Nachdem die Schaltfläche „OK“ geklickt wurde, öffnet sich ein Fenster, in welchem Informationen zur Übertragung und Prüfung des eingegebenen Kennworts angezeigt werden. Es sind keine weiteren Eingaben erforderlich. Die erfolgreiche Übertragung wird mit der folgenden Meldung  angezeigt. Mit Schaltfläche „OK“ bestätigen.

PersönlichesKennwort erfolgreich übertragen

 

7. Im Fenster „KV-Connect-Benutzerkonto“ sind nun bereits alle Daten eingetragen, welche der KV vorliegen. Schaltfläche „Zertifikat erstellen“ anklicken.

Schaltfläche „Zertifikat erstellen“

 

8. Nachfolgend muss ein PIN für das neue Zertifikat festgelegt und im Anschluss bestätigt werden. Jeweils mit Schaltfläche „OK“ bestätigen.

Hinweis:Der PIN sollte mindestens aus 6 Ziffern bestehen.

PIN für das Zertifikat vergeben und bestätigen

 

Hinweis

Das persönliche Kennwort sollte notiert und sicher verwahrt werden.

 

9. Anschließend führt psyprax eine automatisierte Prüfung der KV-Connect-Übertragung durch. Dieser Vorgangkann einige Minuten in Anspruch nehmen und erfordert keine zusätzlichen Handlungsschritte.

10. Ist die Prüfung abgeschlossen, wird das Fenster „KV-Connect-Benutzerkonto“ angezeigt. Hier ist nun das erstellte Zertifikat eingetragen.

KV-Connect-Benutzerkonto– gespeicherte Zertifikate

 

11. Schaltfläche „Schließen“ anklicken, um die Installation abzuschließen.

 

1.3 KV-Connect-Anwendungen #

Wurde KV-Connect installiert, können psyprax verschlüsselte E-Mails, eArztbriefe und Dokumente an Kollegen und andere medizinische Leistungserbringer versenden. Voraussetzung ist, dass diese ebenfalls KV-Connect verwenden. Außerdem können fertiggestellte Abrechnungen unkompliziert an die zuständige KV übermittelt werden. Für den Umgang mit dieser Anwendung folgende Punkte beachten:

  • E-Mail-Verkehr via KV-Connect
  • eArztbrief
  • 1-Click-Abrechnung

 

1.3.1 E-Mail-Verkehr via KV-Connect #

Um Nachrichten über KV-Connect zu senden und zu empfangen, wie folgt vorgehen:

1. In psyprax die Funktionstaste „psyprax E-Mail“anklicken.

Funktionstaste „psyprax E-Mail“

 

Hinweis
Gegebenenfalls muss die Funktionstaste zunächst eingeblendet werden.

Um Funktionstasten einzublenden, wie folgt vorgehen:

1. Mauszeiger rechts neben den Funktionstasten positionieren und rechte Maustaste klicken.

2. Funktion wählen, welche als Schnellzugriff verfügbar sein soll.

Funktionstasten einblenden

 

2. Im Fenster „psyprax E-Mail“ Schaltfläche „Empfangen“ (1) anklicken, um den Posteingang einzusehen.

3. Um Nachrichten zu verfassen, Schaltfläche „Neue Mail“ (2) anklicken.

Fenster „psyprax E-Mail“

 

4. Nachdem die Schaltfläche „Neue Mail“ angeklickt wurde, werden ggf. das Kennwort und die PIN abgefragt. Im Fenster „KV-Connect E-Mail verfassen“ sind folgende Funktionen verfügbar:

Funktionen für das Verfassen einer KV-Connect E-Mail

 

Legende Funktionen für das Verfassen einer KV-Connect E-Mail

Nr.

Funktion

Beschreibung

1 Absender Gibt an, von welcher KV-Connect-Adresse die E-Mail verschickt wird.
2 Empfänger Gibt den Empfänger der E-Mail an. Über die Schaltfläche am rechten Rand kann nach vorhandenen KV-Connect-Adressen gesucht werden.
3 Checkbox „E-Mail beim aktuellen Patienten speichern“ Checkbox aktivieren, um die verschickte E-Mail in den Dokumenten des betroffenen Patienten abzulegen.
4 Anhänge Im Fenster „Anhänge“ werden Dateien angezeigt, welche der E-Mail angehangen wurden.

  • Schaltfläche „+“ anklicken, um der E-Mail einen Anhang zuzuweisen.
  • Schaltfläche „-“ anklicken, um einen markierten Anhang zu entfernen.
5 Betreff Betreff der E-Mail eingeben
6 Inhalt der E.Mail In diesem Fenster kann der Text der E-Mail verfasst werden.
7 Sende Schaltfläche „Senden“ anklicken, um die E-Mail abzuschicken. Vor dem Absenden werden ggf. erneut Kennwort und PIN abgefragt.
8 Checkbox „Eingangsbestätigung anfordern“ Checkbox aktivieren, um eine Nachricht anzufordern, die verschickt wird, wenn der Empfänger die E-Mail gelesen hat.

 

5. Nach erfolgreicher Übertragung können die E-Mails im Fenster „psyprax E-Mail“ eingesehen werden. Das Fenster kann über die Funktionstaste „psyprax E-Mail“ geöffnet werden.

Hinweis: Nachrichten, welche nicht versandt werden konnten, werden gelb markiert dargestellt.

psyprax E-Mail- Gesendete Nachrichten

 

1.3.2 eArztbrief #

Wurde eine KV-Connect erfolgreich eingerichtet, können eArztbriefe gesendet und empfangen werden. Dafür wie folgt vorgehen:

1. In psyprax die Funktionstaste „FormDruck“ anklicken.

Funktionstaste „FormDruck“

 

2. Im Fenster „Formular-Druck“ werden die verfügbaren Formulare in der mittleren Spalte angezeigt. Unter dem Punkt „Mitteilungen“ den Punkt „Brief“ anklicken.

Unterpunkt „Brief“ auswählen

 

Hinweis

Gegebenenfalls muss die Anzeige des benötigten Formulars zunächst aktiviert werden. Dafür Schaltfläche „Formularauswahl bearbeiten“ anklicken und die entsprechenden Einstellungen vornehmen.

 

3. Im Fenster „Briefwechsel“ Schaltfläche „neuer Brief“ anklicken.

Schaltfläche „neuer Brief“

 

4. Im Fenster „Neuer Brief“ am linken Rand eine der folgenden Empfänger-Kategorien auswählen:

  • Hausarzt
  • Überweiser
  • Mitbehandler
  • Anderer Arzt

 

5. Im nachfolgenden Fenster den Adressaten auswählen und mit Schaltfläche „Ok“ bestätigen.

Adressat auswählen (Beispielbild)

 

6. Im Fenster „Neuer Brief“ wird der Adressat angezeigt. Gegebenenfalls können am unteren Rand des Fensters zusätzliche Einstellungen vorgenommen werden. Auswahl mit Schaltfläche „Ok“ bestätigen.

7. Im Fenster „Briefwechsel“ Checkbox „eArztbrief“ aktivieren. Gegebenenfalls können am unteren Rand des Fensters zusätzliche Einstellungen vorgenommen werden. Um den eArztbrief zu versenden, Schaltfläche „Senden“ anklicken.

eArztbrief senden

 

8. Abfrage zur elektronischen Signatur entsprechend mit Schaltfläche „Ja“ oder „Nein“ bestätigen.

Abfrage zur elektronischen Signatur

 

9. Wurde für den Empfänger keine KV-Connect-E-Mailadresse hinterlegt, wird folgende Meldung angezeigt. Mit Schaltfläche „Ok“ bestätigen.

Empfänger ohne zugeordneter KV-Connect-E-Mailadresse

 

10. Im Fenster „KV-Connect-E-Mail-Adresse suchen“ kann die passende KV-Connect-E-Mailadressen gesucht werden. Entsprechende KV-Connect-E-Mailadresse markieren und mit Schaltfläche „Adresse übernehmen“ bestätigen.

Hinweis: Ist die KV-Connect-E-Mailadresse bekannt, kann die Suche mit Schaltfläche „Abbrechen“ beendet und die Adresse anschließend händisch eingetragen werden.

KV-Connect-E-Mailadresse suchen

 

11. Im Fenster „KIM E-Mail verfassen“ wurde entweder die Adresse des Empfängers aus der Suche übernommen oder sie kann händisch eingegeben bzw. aus dem Drop-Down-Menü ausgewählt werden. Um die Nachricht zu versenden, Schaltfläche „Senden“ anklicken.

Fenster „KV-Connect E-Mailverfassen“

 

12. Im nachfolgenden Fenster werden der aktuelle Status der Übertragung und die einzelnen Schritte angezeigt. Nach erfolgreicher Übertragung schließt sich dieses Fenster automatisch.

Übersicht der einzelnen Übertragungsschritte

 

13. Nach erfolgreicher Übertragung können die eArztbriefe im Fenster „psyprax E-Mail“ eingesehen werden. Das Fenster kann über die Funktionstaste „psyprax E-Mail“ geöffnet werden.

psyprax E-Mail- Gesendete Nachrichten mit eArztbriefen im Anhang

 

1.3.3 1-Click-Abrechnung #

Mit KV-Connect ist es möglich, Abrechnungen direkt in psyprax zu erstellen und an die KV zu übermitteln. Ein manuelles Hochladen der Daten im Portal der KVentfällt damit. Um diesen Service nutzen zu können, muss in psyprax folgende Einstellung vorgenommen werden:

1. In psyprax Hauptmenü „Abrechnung“ und Untermenü „Quartalsabrechnung fertigstellen“ anklicken.

Untermenü „Quartalsabrechnung fertigstellen“

 

2. Im Fenster „Quartalsabrechnung“ im Bereich „Ausgabemedium/Pfad“ das Dropdown-Menü öffnen undOption „1-Click-Abrechnung“ auswählen.

Ausgabemedium „1-Click-Abrechnung“auswählen

 

Diese Einstellung wird für künftige Abrechnungen gespeichert und genutzt. Im Abrechnungslauf müssen ggf. erneute Kennwort und PIN eingegeben werden. Die Abrechnung wird nun mittels KV-Connect direkt an die zuständige KV übermittelt. Die erfolgreiche Übermittlung wird mit einer Bestätigungsmeldung angezeigt.

 

 

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