1 Quartalsabrechnung #

Um die Leistungen eines Quartals abzurechnen, wie folgt vorgehen:

1. Hauptmenü „Abrechnung“ und Untermenü „Quartalsabrechnung Start“ öffnen.

Untermenü „Quartalsabrechnung Start“

Im rechten Bereich des Fensters „Quartalsabrechnung“ werden Prüfungen angezeigt, welche aktuell für den Prüflauf deaktiviert wurden. In der Spalte „Durchführen“ kann für jede einzelne Prüfung per Drop-Down-Menü bestimmt werden, ob diese Prüfung immer, dieses Quartal nicht oder quartalsübergreifend nicht mehr durchgeführt werden soll. Da in diesem Fenster nur Prüfungen angezeigt werden, die deaktiviert wurden, muss die Checkbox „Alle anzeigen“ aktiviert werden, um andere Prüfungen bearbeiten zu können. Die Prüfung „Gutachten ohne 35130/35131″ prüft, ob in den Kontingenten die Plausibilität zwischen dem Eintrag der Gutachtenziffern und der Aktivierung der Checkbox „Gutachten“ im Kontingent. Diese Checkbox findet sich in der Übersicht der Kontingente unter den Leistungen eines Patienten. Die Prüfung ergibt in folgenden Fällen eine Fehlermeldung:

Die Checkbox „Gutachten“ wurde aktiviert, es wurde aber keine Gutachtenziffer eingetragen.
Eine Gutachtenziffer wurde eingetragen, die Checkbox „Gutachten“ wurde aber nicht aktiviert.

2. Im Fenster „Quartalsabrechnung“ Schaltfläche „Start Quartalsabrechnung“ anklicken, um den Abrechnungslauf zu starten. Nach dem Start werden zunächst die eingegebenen Daten auf Plausibilität geprüft.

Quartalsabrechnung

3. Im nachfolgenden Fenster müssen die Diagnosen als „Bestätigt“ und „Jetzt relevant“ markiert werden. Über die entsprechende Funktionstaste werden beide Einträge gleichzeitig vorgenommen.

Bestätigung der Diagnosen

4. Im Fenster mit den Ergebnissen der Plausibilitätsprüfung sind folgende Informationen zu finden:

Quartalsabrechnung – Ergebnisse der Prüfung

Legende „Quartalsabrechnung – Ergebnisse der Prüfung“
Nr.	Beschreibung	Erläuterung
1	Übersicht der gefundenen Unstimmigkeiten	Fehler
		Fehler sollten immer geprüft und behoben werden. Vor allem Diagnose-Fehler können anderenfalls nicht abgerechnet werden.
		Warnung
		Warnungen beziehen sich auf besondere Anforderungen der zuständigen KV. Im Zweifelsfall die KV kontaktieren.

Legende „Quartalsabrechnung – Ergebnisse der Prüfung“
Nr.	Beschreibung	Erläuterung
		Hinweis
		Hinweise sind als Hilfestellung zu verstehen. Sie müssen nicht zwingend behoben werden.
2	Erläuterung der gefundenen Unstimmigkeit.	Eine detaillierte Beschreibung der gefundenen Unstimmigkeit.
3	Übersicht der Patienten, die von der angewählten Unstimmigkeit betroffen sind.	–
4	Schaltflächen mit Schnellzugriffen auf verschiedene Daten des angewählten Patienten	Über diese Schaltflächen können bestimmte Daten des angewählten Patienten geöffnet werden, um gefundene Unstimmigkeiten schneller beheben zu können.
5	Schaltflächen	Diese Prüfung nicht mehr Die angewählte Unstimmigkeit wird künftig nicht mehr geprüft. Zurück zum Anfang An den Anfang der Quartalsabrechnung navigieren. Daten erzeugen Nach Behebung der gefunden Unstimmigkeit Abrechnungsdaten für die KV erzeugen.

5. Nachdem alle Unstimmigkeiten behoben wurden, Schaltfläche „Zurück zum Anfang“ anklicken.

6. Abrechnungslauf erneut starten und Schaltfläche „Daten erzeugen“ anklicken, um die Abrechnungsdaten für die KV zu erzeugen.

7. Im Hintergrund werden verschiedene Prüfungen durchgeführt. Dazu gehört die „Gebührenregelprüfung“. Hierbei werden die Eingaben auf unzulässige Kombinationen der Ziffern geprüft. Wurde eine unzulässige Kombination gefunden, wird diese als Fehler angezeigt. Sind keine Fehler vorhanden, wird die Gebührenregelprüfung als fehlerfrei angezeigt. Diese Meldung mit Schaltfläche „OK“ bestätigen.

Gebührenregelprüfung fehlerfrei

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8. psyprax prüft nun die Abrechnungsdaten gemäß der Vorgaben des Prüfprotokolls der KBV. So kann vermieden werden, dass fehlerhafte Daten an die KV übermittelt werden und die Abrechnung vom KBV-Prüfprotokoll abgelehnt wird. Das folgende Fenster veranschaulicht den Prüflauf und zeigt das Ergebnis der Prüfung an. Mit einer beliebigen Taste fortfahren.

Visualisierung des Prüflaufs

9. Das Protokoll der Prüfergebnisse wird angezeigt. Hier sind alle fehlerhaften Eingaben detailliert aufgeschlüsselt.

	Achtung
	psyprax simuliert das Prüfmodul der jeweils zuständigen KV. Die Vorgaben aller KV sind im System hinterlegt. Die Zuständigkeit wird über die BSNR ermittelt. Die Ergebnisse dieser Prüfung sind zwingend zu beachten. Eine fehlerhafte Abrechnung kann bei der KV nicht eingereicht werden. Vor der Abgabe müssen zwingend alle Abrechnungsfehler behoben werden.

10. Ein fehlerhaftes Protokoll kann wie folgt aussehen:

KBV-Prüfprotokoll mit ermittelten Fehlern

Folgende Angaben sind zu finden:

Legende „KBV-Prüfprotokoll mit ermittelten Fehlern“
Nr.	Beschreibung
1	Gesamtergebnis der KBV-Prüfung
2	Betroffener Patient
3	Beschreibung des Problems

11. Alle im Prüfprotokoll aufgelisteten Fehler müssen manuell behoben werden. Dafür die benannten Patienten aufrufen und die genannten Fehlerquellen beseitigen.

12. KBV-Prüfprotokoll und Abrechnungslauf schließen. Abrechnungslauf erneut starten.

13. Vorgang wiederholen, bis das KBV-Prüfprotokoll fehlerfrei ausgegeben wird.

KBV-Prüfprotokoll fehlerfrei

14. KBV-Prüfprotokoll schließen.

15. Mithilfe der Schaltflächen auf der linken Seite des Fensters für die Fertigstellung der Quartalsabrechnung können die nächsten Schritte aktiviert werden. Die grünen Pfeile dienen der Orientierung für die Reihenfolge der Abarbeitung.

Fertigstellung der Quartalsabrechnung

Folgende Funktionen stehen zur Verfügung:

Legende „Fertigstellung der Quartalsabrechnung“
Schaltfläche	Beschreibung
Nicht abgerechnete Leistungen	Zeigt Leistungen, die aus der Abrechnung genommen wurden, bspw. weil kein bewilligtes Kontingent verfügbar ist.
KBV-Prüfmodul	Startet das KBV-Prüfmodul manuell. In der Regel ist dies nicht nötig, da die Prüfung automatisch durchgeführt wurde.
Gebührenregelprüfung	Startet die Gebührenregelprüfung manuell. Hierbei werden die eingetragenen Ziffernkombinationen auf Plausibilität geprüft. In der Regel ist dies nicht nötig, da die Prüfung automatisch durchgeführt wurde.
Für KV verschlüsseln	Erzeugt und verschlüsselt den Datensatz, der an die KV übermittelt wird. Nähere Informationen dazu.
Eigene Sicherung erstellen	Erzeugt eine lokale Sicherung der Abrechnung. Der Pfad für die Ablage der Sicherung kann im Bereich „Sicherungs-Pfad“ angepasst werden.
Dokumentation drucken	Druckt eine detaillierte Auflistung aller abgerechneten Leistungen aus. Stellt einen Nachweis für die Umfänge der übermittelten Daten dar. Ermöglicht einen schnellen Überblick zur korrekten Abrechnung von Nachzüglern und dem Ausschluss nicht bewilligter Therapien.
Quartal weiterschalten	Setzt die Abrechnung auf Status „abgerechnet“. Eine Wiederholung der Abrechnung ist nur über eine aufwendige Datenwiederherstellung möglich. Hinweis: Mit der Weiterschaltung ca. 14 Tage warten, um auf mögliche Korrekturen der KV reagieren zu können. Für detaillierte Informationen zur manuellen Weiterschaltung des Quartals.

1.1 Datensatz für KV verschlüsseln #

Um die Abrechnungsdaten zu verschlüsseln, wie folgt vorgehen:

1. Rechts neben der Schaltfläche „Für KV verschlüsseln“ befindet sich der Bereich „Ausgabemedium/Pfad“. Hier können die Art der Datenausgabe sowie der Pfad des Ablageorts angepasst werden. Der Pfad des Ablageorts muss manuell in die Adresszeile eingegeben werden. Um den Ablageort zu öffnen, Schaltfläche „Ort anzeigen“ anklicken.

2. Art des Ausgabemediums bestimmen. Dieses richtet sich nach der gewünschten Art der Einreichung bei der KV. Folgende Varianten stehen zur Verfügung:

Ausgabemedium	Beschreibung
CD-Rom	Brennt die Daten auf CD-Rom.
Pfad…	Die Daten werden unter dem angegebenen Pfad abgelegt. So kann bspw. ein externes Speichermedium genutzt werden.
D2D	Die Daten werden für die Abgabe mittels D2DVerfahren optimiert und abgelegt.
KV-Ident plus	Die Daten werden für die Abgabe mittels KV- Ident plus-Verfahren optimiert und abgelegt.
Datei für OnlineAbrechnung	Die Daten werden für die Online-Abgabe im KVPortal optimiert und abgelegt.
1-Click-Abrechnung	Die Daten werden für die Abgabe mittels 1- Click-Verfahren optimiert und abgelegt.

3. Schaltfläche „Für KV verschlüsseln“ anklicken, um die Verschlüsselung zu starten.

4. Ein Protokoll mit allen wichtigen Informationen zur Verschlüsselung erscheint.

5. Eine Abfrage erscheint, ob die Datei im Explorer angezeigt werden soll. Je nach Bedarf Anfrage bestätigen oder ablehnen.

6. Eine Abfrage erscheint, ob die Seite der KV geöffnet werden soll, um die Daten online zu übermitteln. Je nach Bedarf bestätigen oder ablehnen und den Anweisungen folgen.

1.2 Quartal manuell weiterschalten #

	Hinweis
	Spätestens vor der Abrechnung des nächsten Quartals muss das vergangene Quartal weitergeschaltet und damit auf den Status „abgerechnet“ gesetzt werden.