Sehr geehrte psyprax-Nutzer*,

sollten weitere Fragen rund um das Programm aufkommen, steht Ihnen unser Support-Team gern zu folgenden Zeiten zur Verfügung:

 

Wochentag	Öffnungszeiten
Montag bis Dienstag	von 8 bis 18 Uhr
Freitag	von 8 bis 17 Uhr

Bei Bedarf erreichen Sie uns auch per E-Mail unter folgender Adresse: ed.xarpysp@ofni

 

1 Terminplaner #

1.1 Terminplaner aufrufen #

Im linken Bereich des Hauptmenüs befindet sich der Navigationsbereich des Terminplaners. Die folgenden Funktionen können aufgerufen werden:

Terminplaner aufrufen

 

Legende „Terminplaner aufrufen“
Nr.	Funktion	Beschreibung
1	Navigationsbereich des Terminplaners.	Über die Schaltflächen können die einzelnen Funktionen des Terminplaners aufgerufen werden. Hinweis: Um den Navigationsbereich anzupassen, siehe Navigationsbereich anpassen.
	Tag	Terminplaner für einzelne Tage
	Woche	Terminplaner für eine gesamte Woche
	Monat	Terminplaner für einen gesamten Monat
	Multi-Raum	Terminplaner für die einzelnen Behandlungsräume
	Aufgaben	Verwaltung von Aufgaben
2	Fenster des Terminplaners	Fenster für die eigentliche Verwaltung der Termine, Aufgaben und Räume.

1.1.1 Navigationsbereich anpassen #

Um den Navigationsbereich des Terminplaners anzupassen, wie folgt vorgehen:

1. Mauszeiger über dem Navigationsbereich positionieren und rechte Maustaste klicken.
2. Menü „Navigationsbereich“ und Untermenü „Angezeigte Schaltflächen“ aufrufen. Gewünschte Funktion aktivieren bzw. deaktivieren.

Navigationsbereich anpassen

1.1.2 Dauerkalender #

Der Dauerkalender ist eine spezielle Form der Anzeige des Terminplaners. Er bietet folgende Vorteile:

• Gut geeignet für die Planung von Serienterminen.
• Der aktuelle Stand der bewilligten Stunden wird in den Terminen angezeigt.
• Gruppentermine werden mit allen Mitgliedern und den jeweiligen Reststunden angezeigt.
• Es wird angezeigt, wenn ein Termin frei wird. Patienten können für diesen freien Termin vorgemerkt werden.

Um den Dauerkalender aufzurufen, wie folgt vorgehen:

 

1. Terminplaner in der Wochenansicht aufrufen, siehe Terminplaner aufrufen.

2. Hauptmenü „Extras“ und Untermenü „Dauerkalender“ öffnen.

Untermenü „Dauerkalender“

 

3. Die Ansicht „Dauerkalender“ erscheint.

Ansicht „Dauerkalender“ (Beispieldarstellung)

1.2 Terminplaner konfigurieren #

Der Terminplaner kann gemäß der individuellen Bedürfnisse angepasst werden. Um die Einstellungen des Terminplaners anzupassen, wie folgt vorgehen:

 

	Hinweis
	Ist der Terminplaner geöffnet, können geänderte Einstellungen mit der Schaltfläche „Einstellungen testen“ angezeigt und geprüft werden.

1. Terminplaner aufrufen, siehe Terminplaner aufrufen.

2. Hauptmenü „Extras“ und Untermenü „Einstellungen“ öffnen.

Untermenü „Einstellungen“

 

3. Im nachfolgenden Fenster können folgende Einstellungen vorgenommen werden:

Einstellungen – Reiter „Allgemein“

 

Legende „Einstellungen – Reiter Allgemein“
Nr.	Funktion	Beschreibung
1	Räume	Anzahl der verfügbaren Behandlungsräume definieren. Hinweis: Über die Schaltfläche „Details“ können nähere Informationen zu den Behandlungsräumen verwaltet werden.
2	Generelle Zeiten	Definiert die allgemeinen Zeiten.

 

Legende „Einstellungen – Reiter Allgemein“
Nr.	Funktion	Beschreibung
	allg. Terminlänge	Definiert die Standardlänge von Terminen in Minuten.
	Termin-Offset	Definiert die Zeit zwischen den Terminen in Minuten.
3	Arbeit am Wochenende	Definiert die Arbeitszeiten am Wochenende.
	keine Arbeit	Checkbox aktiv: Keine Arbeit am Wochenende.
	nur am Samstag	Checkbox aktiv: Arbeit auch an Samstagen.
	Samstag und Sonntag	Checkbox aktiv: Arbeit auch an Samstagen und Sonntagen.
	Terminplanung nur an Arbeitszeiten zulassen	Checkbox aktiv: Terminplanung ist nur für Tage möglich, an denen gearbeitet wird.
4	Optionen	Definiert verschiedene Einstellungen des Terminplaners.
	Aktuellen Zeitraum hervorheben	Checkbox aktiv: Aktuelle Tag wird farbig hervorgehoben.
	Wiederholungsfrequenz anzeigen	Checkbox aktiv: Wiederholfrequenz des Termins wird direkt im Terminplaner angezeigt.
	Termin-Anfangszeit anzeigen	Checkbox aktiv: Anfangszeit des Termins wird direkt im Terminplaner angezeigt.
	Doppelklick auf Termin öffnet den Termineditor	Checkbox aktiv: Doppelklick auf einen eingetragenen Termin öffnet den Editor des Termins..
	Nicht gespeicherte Leistungen hervorheben	Checkbox aktiv: Bisher nicht gespeicherte Leistungen werden farbig hervorgehoben.
	Versicherungsstatus anzeigen	Checkbox aktiv: Abrechnungsart des Patienten wird direkt im Terminplaner angezeigt.
	Chip-Status anzeigen	Checkbox aktiv: Im Terminplaner wird angezeigt, ob die Chipkarte im aktuellen Quartal bereits eingelesen wurde.
	Arbeitszeitsumme anzeigen, ansonsten Anzahl	Checkbox aktiv: In der Wochenansicht werden die Wochenarbeitszeit oder die Stunden oben links angezeigt.

 

Legende „Einstellungen – Reiter Allgemein“
Nr.	Funktion	Beschreibung
	Rest-Stunden anzeigen	Checkbox aktiv: Verfügbare Reststunden werden direkt im Terminplaner angezeigt.
	Drag&Drop unterbinden	Checkbox aktiv: Verschieben von Terminen per Drag&Drop ist nicht möglich.
	Termin-Änderungen nicht protokollieren	Checkbox aktiv: Änderungen im Terminplaner werden nicht protokolliert. Hinweis: Die Checkbox sollte nur in Ausnahmefällen aktiviert werden. Die Protokollierung von Änderungen wird empfohlen.

 

Einstellungen – Reiter „Darstellung“

 

Legende „Einstellungen – Reiter Darstellung“
Nr.	Funktion	Beschreibung
1	Darstellungsarten	Definiert verschiedene Anzeigeeinstellungen des Terminplaners.
	Standard	Checkbox aktiv: Standardeinstellungen nutzen

 

Legende „Einstellungen – Reiter Darstellung“
Nr.	Funktion	Beschreibung
	Kleine Einheiten	Checkbox aktiv: Darstellung für kleine Einheiten wird genutzt
	Feste Zeiteinteilung	Checkbox aktiv: Darstellung für feste Zeiteinteilung wird genutzt
	Darstellung skalieren	Checkbox aktiv: Darstellung des Terminplaners vergrößern oder verkleinern.
	Terminlänge immer exakt darstellen	Checkbox aktiv: Die Darstellung der Terminlänge wird im Planer exakt dargestellt.
2	Detaillierte Einstellungen für die einzelnen Darstellungsarten	–
	Standard Einheit in Minuten	Definiert, in welche Minutenabschnitte die Stunden im Terminplaner aufgeteilt sind.
	Kleine Einheiten Zeiteinheiten Unterteilung	Definiert, in welche Minutenabschnitte die Stunden im Terminplaner aufgeteilt sind. Definiert, in welchen Abschnitte die Minuten an der linken Seite zusammengefasst werden..
	Feste Zeiteinteilung Intervall-Länge	Die Minutenabschnitte der Stunden im Terminplaner können händisch aufgeteilt werden.
3	Termine: Schriftgrößen	Schriftgröße für die Termineinträge definieren.
4	Tageskalender	Definiert die Größe der Termine in der Tagesansicht.
5	Tagesüberschriften	Definiert das Format der Tagesüberschriften.
6	Zeitanzeige	Definiert das Format und die Position der Zeitleiste.
7	Sonstige	Aktiviert bzw. deaktiviert einen räumlichen Anzeigeeffekt.

 

4. Im Reiter „Zeiten“ können die Planungszeiten in den einzelnen Behandlungsräumen bestimmt werden.

Einstellungen – Reiter „Zeiten“

 

5. Im Reiter „Optik“ können die im Terminplaner genutzten Farben angepasst und Terminkategorien definiert werden.

Einstellungen – Reiter „Optik“

 

6. Im Reiter „Kalender“ kann das Erscheinungsbild der Bewegungs-Buttons im oberen Bereich der Multi-Raum-Ansicht angepasst werden. Mithilfe dieser frei definierbaren Buttons ist es möglich, in definierten Tagessprüngen durch den Kalender zu navigieren.

Einstellungen – Reiter „Kalender“

 

7. Im Reiter „Details“ können weiterführende Einstellungen vorgenommen werden.

Hinweis: Diese Einstellungen sollten nur verändert werden, wenn detaillierte Kenntnisse vorhanden sind.

Einstellungen – Reiter „Details“

 

Nach Bedarf Einstellungen vornehmen und Eingaben mit Schaltfläche „Ok“ bestätigen.

1.3 Termine anlegen #

Für das Anlegen neuer Termine folgende Punkte beachten:

• Patiententermine
• Neue Patienten anlegen
• Sonstige Termine
• Ansicht konfigurieren

 

1.3.1 Patiententermine #

Um Patiententermine anzulegen, wie folgt vorgehen:

1. Terminplaner aufrufen, siehe Terminplaner aufrufen.
2. Doppelklick auf die Tagesübersicht des Terminplaners ausführen.
3. Im Fenster „Termin einfügen“ nachfolgende Informationen eintragen und mit Schaltfläche „Ok“ bestätigen.

 

Termininformationen eintragen

 

Legende „Termininformationen eintragen“
Nr.	Funktion	Beschreibung
1	Terminart	Art des Termins auswählen (Patiententermin / Gruppentermin / sonstiger Termin) Hinweis: Terminkategorien können unter Termineinstellungen im Reiter „Optik“ angelegt und verwaltet werden. Um das Einstellungsfenster aufzurufen, siehe Terminplaner konfigurieren.
2	Datum/Zeit	Datum, Uhrzeit und Dauer des Termins angeben
3	Patient	Patient auswählen
4	Leistungen	Leistungs-Ziffer angeben
5	Raum	Behandlungsraum auswählen
6	Wiederholungen	Intervall des Termins angeben

 

1.3.1.1 Videosprechstunde #

Wird eine Leistung als Videosprechstunde erbracht, muss dies im Kalender vermerkt werden, um die richtige GOP-Ziffern einzutragen. Dafür wie folgt vorgehen:

1. Im Kalender entsprechenden Termin auswählen und Checkbox „Videosprechstunde“ aktivieren.

 

Videosprechstunde markieren

1.3.2 Neue Patienten anlegen #

Um im Terminplaner einen neuen Patienten anzulegen, wie folgt vorgehen:

 

1. Terminplaner aufrufen, siehe Terminplaner aufrufen.

2. Doppelklick auf die Tagesübersicht des Terminplaners ausführen.

3. Im Fenster „Termin einfügen“ Schaltfläche „Neu“ anklicken.

Schaltfläche „Neu“

 

4. Im Fenster „Neuer Patient“ Daten des neuen Patienten eintragen und mit Schaltfläche „Ok“ bestätigen.

Fenster „Neuer Patient“

1.3.3 Sonstige Termine #

Im Terminplaner können auch sonstige Termine mit frei wählbarer Bezeichnung erfasst werden. Dafür wie folgt vorgehen:

1. Terminplaner aufrufen, siehe Terminplaner aufrufen.
2. Doppelklick auf die Tagesübersicht des Terminplaners ausführen.
3. Im Fenster „Termin einfügen“ folgende Einstellungen vornehmen:

• Terminart „sonstiger Termin“ (1) auswählen
• Bezeichnung des Termins auswählen (2)

Hinweis: Über die Schaltfläche mit den 3 Punkten (3) können Terminbezeichnungen verwaltet werden.

• Datum und Uhrzeit des Termins auswählen (4)
• Mit Schaltfläche „Ok“ bestätigen (5)

 

Sonstigen Termin einfügen

1.3.4 Ansicht konfigurieren #

Um die Ansicht des Terminplaners anzupassen, wie folgt vorgehen:

1. Terminplaner aufrufen, siehe Terminplaner aufrufen.
2. Im Hauptmenü „Ansicht“ können die nachfolgenden Einstellungen vorgenommen werden.

 

Menü „Ansicht“

 

Legende „Menü Ansicht“
Funktion	Beschreibung
Leistungen in den Terminen	Aktiviert bzw. deaktiviert die Anzeige der GOP-Ziffern im Termin.
Aktuelle Pat. hervorheben	Aktiviert bzw. deaktiviert die Hervorhebung des aktuell ausgewählten Patienten im Terminplaner.
Namen ausblenden	Aktiviert bzw. deaktiviert die Anzeige des Patientennamen im Termin.
Behandler anzeigen	Aktiviert bzw. deaktiviert die Anzeige des zugeordneten Behandlers.
TerminID anzeigen	Aktiviert bzw. deaktiviert die dem Termin zugeordnete ID.
Terminplaner neu laden	Aktualisiert den Terminplaner.

 

1.4 Urlaub eintragen #

Um Urlaub im Terminplaner zu erfassen, wie folgt vorgehen:

 

1. Terminplaner aufrufen, siehe Terminplaner aufrufen.

2. Hauptmenü „Extras“ und Untermenü „Urlaub“ öffnen.

Untermenü „Urlaub“

 

2. Im Fenster „Urlaub“ Schaltfläche „Neu“ anklicken.

Schaltfläche „Neu“

 

3. Im Fenster „Urlaubsdaten einfügen“ die entsprechenden Daten eintragen und mit Schaltfläche „Ok“ bestätigen.

Fenster „Urlaubsdaten einfügen“

 

4. Im Fenster „Urlaub“ wurde der neue Urlaub in die Übersichtsliste eingetragen. Fenster mit Schaltfläche „Schließen“ schließen.

Urlaubsliste

 

5. Wurde das Fenster geschlossen, führt psyprax einen Abgleich der Termine durch. Dabei wird überprüft, ob sich eingetragene Termine mit dem geplanten Urlaub überschneiden. Diese Termin werden ausgeblendet und folgende Information angezeigt.

Ergebnis des Terminchecks

 

	Hinweis
	Um zu verhindern, dass Termin im Urlaub ausgeblendet werden, wie folgt vorgehen: Betroffenen Termin mit Doppelklick öffnen. Im Fenster „Termin ändern“ Checkbox „Findet immer im Urlaub und an Feiertagen statt“ aktivieren und mit Schaltfläche „Ok“ bestätigen. Checkbox „Findet immer im Urlaub und an Feiertagen statt“ aktivieren

1.5 Patientengruppen definieren #

Um eine Patientengruppe zu definieren, wie folgt vorgehen:

 

1. Terminplaner aufrufen, siehe Terminplaner aufrufen.

2. Hauptmenü „Extras“ und Untermenü „Patientengruppen definieren“ öffnen.

Untermenü „Patientengruppen definieren“

 

2. Im Fenster „Patientengruppen für den Terminplaner“ Schaltfläche „Gruppe einfügen“ anklicken.

Schaltfläche „Gruppe einfügen“

 

3. Im nachfolgenden Fenster den Namen der Gruppe angeben und mit Schaltfläche „Ok“ bestätigen.

Name der neuen Gruppe angeben

 

4. Die Ansicht wechselt in den Reiter „ausgewählte Gruppe“ des Fensters „Patientengruppen für den Terminplaner“. Hier können die folgenden Angaben zur neuen Gruppe gemacht werden. Eingaben mit Schaltfläche „Schließen“ bestätigen.

Informationen der Patientengruppe eintragen

 

Legende „Informationen der Patientengruppe eintragen“
Nr.	Funktion	Beschreibung
1	Gruppenname	Name der Gruppe anpassen.
2	Maximale Anzahl	Definiert die maximale Anzahl der Gruppenmitglieder.
	Doppelstunde	Termine dieser Gruppe finden als Doppelstunde statt.
3	Gruppenmitglieder (Zeitraum)	Filtert die Anzeige der Gruppenmitglieder nach dem Zeitraum der Gruppenzugehörigkeit.
4	Übersicht der Gruppenmitglieder	Zeigt alle Mitglieder der Gruppe an.

 

Legende „Informationen der Patientengruppe eintragen“
Nr.	Funktion	Beschreibung
5	Mitglied einfügen	Fügt der Gruppe ein neues Mitglied hinzu.
6	Mitgliedschaft beenden	Dem aktuell ausgewählten Gruppenmitglied kann ein Datum zugeordnet werden, an welchem es nicht mehr Mitglied der Gruppe ist.
7	Mitglied entfernen	Entfernt das aktuell ausgewählte Gruppenmitglied aus der Gruppe.

1.6 Terminkalender drucken #

Um den Terminplaner auszudrucken, wie folgt vorgehen:

1. Terminplaner aufrufen, siehe Terminplaner aufrufen.
2. Hauptmenü „Extras“ und Untermenü „Terminkalender drucken“ öffnen.

 

Untermenü „Terminkalender drucken“

1.7 Mit Outlook verbinden #

	Hinweis
	Aus Datenschutzgründen rät die psyprax GmbH grundsätzlich von einer Verbindung mit Microsoft Outlook ab. Weiterhin empfiehlt die psyprax GmbH, den zuständigen IT-Betreuer hinzuzuziehen.

 

Um Termine aus dem Terminplaner nach Microsoft Outlook zu exportieren, wie folgt vorgehen:

1. Terminplaner in der Wochenansicht aufrufen, siehe Terminplaner aufrufen.
2. Hauptmenü „Extras“ und Untermenü „Termin-Export“ öffnen.

 

Untermenü „Termin-Export“